Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отсутствие первичных документов в бухгалтерии: кто за это отвечает?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В силу пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговики имеют право определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками в бюджетную систему РФ, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках в случаях, в частности, непредставления в течение более двух месяцев налоговой инспекции необходимых для расчета налогов документов, отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения, ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги.
Причины утери документации
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
О видах ответственности
Анализируя судебную практику, мы пришли к выводу, что помимо административной ответственности за утерю, а точнее за отказ восстанавливать документы, может последовать даже уголовная. Открываем КоАП, УК и НК РФ и вычитываем следующее:
- Административная ответственность
Здесь действует самая безобидная, на первый взгляд, форма наказания – небольшой штраф. Так, согласно статье 15.11 КоАП РФ за нарушение сроков хранения, преждевременное уничтожение, повлекшее за собой изменение налоговой базы даже в одной из строк более, чем на 10%, следует наложение штрафа на юридическое лицо в размере от 2000 до 3000 рублей. Да, это немного, однако, лишние штрафы, полагаем, никому не нужны. Просто следует быть немного внимательнее.
- Налоговая ответственность
В том случае, если необходимых первичных документов не окажется в ходе очередной налоговой проверки, инспектор имеет право наложить штраф на организацию из простых расчетов:
-
200 рублей за каждый не предоставленный документ (п.1 ст.126 НК РФ)
-
10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период
-
30 000 рублей – за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ)
-
В размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ)
Вот вам «домашнее задание»: посчитайте, какой штраф может выставить налоговый инспектор, если в ходе проверки не удастся найти «первичку» за один календарный месяц.
- Уголовная ответственность
Данный вид ответственности будет применим к тем компаниям, которые не только умудрились потерять, но также уклоняются от уплаты штрафа и прочими средствами стараются избежать наказания:
-
Согласно части 1 статьи 199 УК РФ, за отказ от уплаты штрафов (налогов), наложенных на руководителя организации или юридическое лицо в целом, грозит штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей. Также возможен арест на срок до 2 лет, либо лишение права занимать руководящую должность (для директора) в течение 3 лет. Еще по этой же статье руководителя компании могут наказать путем взыскания с него суммарной заработной платы за период от 1 до 2 лет
-
По части 2 этой же самой статьи предполагается штраф от 200 000 до 500 000 рублей за уклонения от уплаты налогов (штрафов) в особо крупных размерах. Здесь же по решению суда может быть поставлен запрет на предпринимательскую деятельность сроком уже на 3 года, арест – сроком на 5 лет и принудительное взыскание заработной платы за 3 года
При выездной налоговой проверке общество представило контролерам информацию, что документы им утеряны и сейчас проводятся мероприятия по восстановлению последних. Частично счета-фактуры налогоплательщик предъявить смог; поиском недостающего занялись сами налоговики. Они изучили выписки общества по расчетным счетам, выявили его контрагентов и сделали им запросы в рамках ст. 93.1 НК РФ.
Должностное лицо налоговой инспекции, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или иных лиц, располагающих документами или информацией, касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика, плательщика сбора, плательщика обязательных страховых взносов или налогового агента, эти документы или информацию.
От партнеров общества были получены счета-фактуры, договоры, товарные накладные и книги продаж. На основании счетов-фактур, представленных как самим налогоплательщиком, так и его контрагентами, налоговики рассчитали сумму вычета «входного» НДС, которую они готовы признать. Таковая оказалась меньше того, на что рассчитывал налогоплательщик.
Общество пыталось доказать, что в случае утраты счетов-фактур право на налоговый вычет может быть подтверждено совокупностью иных документов, в числе которых платежные поручения на перечисление денежных средств контрагентам с выделенной суммой НДС.
Судьи двух первых инстанций с этим в корне не согласились.
В силу п. 1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении товаров, работ, услуг, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога.
В Определении КС РФ от 15.02.2005 № 93-О сказано, что по смыслу ст. 169 НК РФ соответствие счета-фактуры требованиям, установленным п. 5 и 6 этой статьи, позволяет определить контрагентов по сделке (ее субъектов), их адреса, объект сделки – товары, работы, услуги, количество или объем поставляемых или отгруженных товаров, работ, услуг, цену товара, работ, услуг, а также сумму начисленного НДС, уплачиваемую налогоплательщиком и принимаемую им далее к вычету. Буквальный смысл п. 1 ст. 172 НК РФ позволяет сделать однозначный вывод, что обязанность подтверждать правомерность и обоснованность налоговых вычетов первичной документацией лежит на налогоплательщике, так как именно он выступает субъектом, применяющим при исчислении итоговой суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, вычет сумм налога, начисленных поставщиками.
Таким образом, право налогоплательщика на налоговые вычеты обусловлено, в частности, наличием счетов-фактур и соответствующей «первички», достоверно подтверждающей факт совершения хозяйственной операции. Поэтому право на получение налоговых вычетов может быть реализовано посредством оправдательных документов, которые поименованы в п. 1 ст. 172 НК РФ и которыми являются счета-фактуры, выставленные продавцами при приобретении товаров, работ, услуг.
Документы, подтверждающие фактическую уплату сумм налога при отсутствии счетов-фактур, не признаются основанием для применения вычетов по НДС.
Вроде бы, все понятно и логично: налоговики позволили сделать вычет по тем счетам-фактурам, которые им удалось найти. А по тем, которые найти не удалось, не разрешили. Тем и удивительнее было решение АС ЦО.
Суд отправил дело на пересмотр. Он указал, что заявительный порядок применения налоговых вычетов заключается в том, что сумма вычетов указывается налогоплательщиком в соответствующем разделе налоговой декларации, представляемой после окончания соответствующего налогового периода.
При этом в силу п. 1.1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные в п. 2 ст. 171 НК РФ, могут быть заявлены в налоговых периодах в пределах трех лет после принятия на учет приобретенных налогоплательщиком на территории РФ товаров, работ, услуг, имущественных прав или товаров, ввезенных им на территорию РФ.
В соответствии со ст. 169 НК РФ предъявленные налогоплательщику счета-фактуры с выделенной в них суммой НДС подлежат отражению в книге покупок.
Таким образом, сам факт получения налогоплательщиком счета-фактуры с выделенной суммой НДС, без отражения ее в книге покупок и без включения данной суммы в соответствующую строку налоговой декларации за соответствующий налоговый период, не означает, что налогоплательщик заявил налоговый вычет на указанную в счете-фактуре сумму налога.
Обязанность по представлению налоговикам счетов-фактур одновременно с налоговой декларацией, в которой сумма налога заявлена к вычету, возникает лишь в случае, когда заявленная сумма вычетов превышает заявленную сумму налога к уплате – п. 8 ст. 88 НК РФ. В рассматриваемом деле в налоговых декларациях итоговая сумма налога предназначалась к уплате в бюджет. Следовательно, налогоплательщик не предъявлял вместе с налоговыми декларациями счета-фактуры, на основании которых заявлялись налоговые вычеты.
Налоговиками не проверялись книги покупок общества за проверяемый период. (Хотя в наличии регистров налогового учета не было!)
Таким образом, налоговый вычет по НДС может быть признан необоснованно заявленным среди прочего в связи с отсутствием счета-фактуры, если он был заявлен в налоговой декларации за соответствующий налоговый период.
Но так как вопрос о том, заявлялись ли обществом в соответствующие налоговые периоды налоговые вычеты по всем счетам-фактурам, выявленным налоговиками в ходе выездной налоговой проверки, судами не исследовался, дело должно быть пересмотрено…
Честно говоря, что должны были бы сделать налоговики, чтобы судьи признали их действия правомерными, так и осталось непонятным. Суд как-то «тактично» умолчал об этом.
Получаем официальное подтверждение произошедшего случая
Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:
— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,
то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.
К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.
В случае утраты первичных учетных бумаг руководитель организации, в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, обязан создать комиссию по расследованию. По результатам работы составляется акт с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин пропажи.
Если же назначенные для расследования сотрудники приходят к выводу, что бумаги были потеряны в результате форс-мажорных обстоятельств, например в результате пожара, аварии и других серьезных происшествий, то необходимо запастись доказательством того, что данное событие имело место быть. Например, справкой, выданной органами внутренних дел или Федеральным государственным пожарным надзором.
Наличие сведений, подтверждающих возникновение форс-мажорных обстоятельств, позволит фирме получить отсрочку представления утраченных материалов при их истребовании контролирующими органами (пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ).
Стоит также напомнить, что в случае обстоятельств непреодолимой силы (пожар, потоп и т.п.) фирма обязана провести инвентаризацию.
Имейте в виду: если документация исчезла в результате форс-мажора, то плательщика нельзя привлечь к ответственности за непредставление бумаг по требованию ревизора. Однако фирма обязана подтвердить факт происшествия не зависящих от нее причин.
Тем не менее в подобной ситуации принимать меры по восстановлению пропажи все-таки нужно. Более того, факты, свидетельствующие о конкретных действиях по восстановлению утраченных бумаг, могут стать веским аргументом в спорных ситуациях с контролирующими органами.
Стоит обратить особое внимание на то, что чиновники в своих письменных разъяснениях настаивают на необходимости восстанавливать утраченные документы. Такая позиция нашла свое отражение, например, в Письме Минфина от 11.08.2011 года № 03-02-07/1-288.
Как подстраховаться для непредвиденных ситуаций
Четко налаженная регистрация первичных документов, и правильно организованное хранение не гарантируют их утраты. Существуют обстоятельства, которые невозможно предусмотреть — пожар, затопление, стихийное бедствие, кража со взломом и т. д. Подстраховаться от потери документов невозможно, а от немедленных карательных мер за их отсутствие — вполне. Что нужно сделать в первую очередь:
- Доказать отсутствие злого умысла. В этом помогут справки из МЧС, Госпожнадзора, эксплуатирующей организации или ОВД в зависимости от причины и характера ущерба.
- Провести инвентаризацию для выяснения масштаба потерь.
- Обратиться в банк и к контрагентам с просьбой предоставить копии утраченных оригиналов, и сохранять документальные подтверждения переписок.
Крайне внимательно относитесь к организации документооборота. В большинстве случаев при своевременном выявлении проблему можно решить, но сил и времени на это уйдет немало. Важную роль играют отношения с контрагентами, которые могут выручить, потратив собственные ресурсы, и предоставив копии, или отказать, и таким образом существенно усложнить вам жизнь.
Бухгалтер на аусторсинге — удобное решение для компании. В любых жизненных ситуациях он может оперативно решить вопросы бухгалтерии.
С документами — в налоговую
Если компания потеряла первичные документы и отчетность, ей следует немедленно обратиться в налоговую инспекцию по месту регистрации с заявлением. Вместе с ним необходимо представить документальные доказательства от официальных органов, подтверждающие чрезвычайный характер происшествия.
Мнение. Светлана Ларина, юрист, налоговый консультант
Надо отметить, что без официального подтверждения произошедшего никто не будет рассматривать ваше заявление. Хотя документы не застрахуют вас от проблем (об этом чуть ниже). Поэтому, если у вас произошла коммунальная авария, то помимо акта о затоплении, подписанного собственником помещения, следует получить справку из муниципальных органов (ЖЭК).
Если офис сгорел, то к заявлению необходимо приложить акт, составленный органами пожарного надзора, в котором указан список всего погибшего имущества, в том числе документов. К тому же придется получить справку из регионального отдела государственного пожарного надзора, которая подтверждает факт пожара.
Действующее законодательство РФ предусматривает обязательное документальное оформление актов бухгалтерского и налогового учета. А Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» указал на обязательное подтверждение первичными документами всех операций, которые отражаются на счетах учета, независимо от того, были такие документы разработаны законодательно или нет.
При наличии законодательной разработки и утверждения первичных документов, т.е. речь идет об унифицированной форме, предприниматели обязаны применять их в работе.
Если унифицированных документов для конкретной операции нет, то их следует разработать самостоятельно в произвольной форме. О необходимости документального подтверждения данных налогового учета говорит также и действующий Налоговый Кодекс РФ в подпунктах 3 -8, пункта 1 статьи 23 НК РФ, в соответствии с нормами которого налогоплательщики обязаны вести учет своих доходов (расходов) и объектов налогообложения, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах. На налогоплательщиков законом возлагается обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, уплату налогов. Благодаря этому, налогоплательщику гарантируется начисление налогов в том размере, в котором они подлежат начислению на основании норм действующего налогового законодательства РФ.
Следует обратить внимание на статью 252 НК РФ, которая устанавливает обязанность по подтверждению всех налогооблагаемых расходов, оформленных в предусмотренном законодательством порядке. Резюмируя сказанное, стоит подчеркнуть, что отсутствие первичных документов для предпринимателей означает наличие прямого налогового риска, который связан как с нарушением методологии бухгалтерского и налогового учета, так и с применением штрафных санкций в размере от десяти до тридцати тысяч рублей. Применение штрафных санкций в размере 20 % от суммы недоимки и доначисления налогов по статье 122 НК РФ могут повлечь расходы, не подтвержденные документами и исключенные из состава налогооблагаемых расходов.
Основанием для отказа в использовании налогового вычета может стать и отсутствие документов, которыми следует подтверждать правомерность оприходования на учет товаров, работ или услуг. Наличие недоимок по НДС и налогу на прибыль может привести к начислению пени по статье 75 НК РФ, в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки платежа в бюджет. Даже если документы были утеряны не по вине налогоплательщика, а вследствие кражи или пожара, то все перечисленные выше обязательства по документальному подтверждению данных налогового и бухгалтерского учета остаются за налогоплательщиком, поскольку в действующем законодательстве РФ о налоговом и бухгалтерском учете, не содержится оговорок для форс-мажорных ситуаций.
Кто и как ответит за отсутствие первички
Налоговая запрашивает документ. Бухгалтер идет к менеджеру, тот – к своему стажеру, а дальше выясняется, что контрагент – Васин, и Вася уволился месяц назад. Звонят Васе. Вася говорит – все сдавал в бухгалтерию Карине, а в бухгалтерии всю жизнь – только Анастасия Сергеевна и Катя. Начинают искать по всей компании Карину, находят внучатую племянницу генерального директора, которая проходила практику в бухгалтерии зимой. Карина уже уехала учиться в Лондон и все происходившее зимой для нее забыто как страшный сон.
В общем, Карину нашли, документы – нет. Дальше придется искать ответ на вопрос – а кто и как будет отвечать будет за потерянные документы? Тут уже деваться некуда, придется действовать по закону.
А по закону вот как:
Отсутствие или непредставление первичных документов – это правонарушение, за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность (ст. 106 НК, ст. 2.1 КоАП). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета считают грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов, и ответственность за такое нарушение предусмотрена в ст.120 НК РФ.
Нюансы и специфика, о которых следует знать
Определив, какой штраф за утерю паспорта установлен в данное время, необходимо рассмотреть и специфические нюансы. Как показывает практика, определенное количество споров вызывает порядок заполнения бланков должностными лицами. В рамках регламента статьи 19.16 КоАП, достаточно лишь наличия постановления по конкретному делу, нет необходимости составлять протокол.
Предусмотрена и формулировка «небрежное хранение», но какой штраф за паспорт предусмотрен в данном случае? Для контролирующего органа важно доказать факт небрежного хранения, а не утраты самого документа, что обязательно делается после рассмотрения всех текущих обстоятельств. В случае если степень будет доказана, устанавливается один из самых больших размеров штрафных санкций.
Под небрежностью понимается ситуация, когда гражданин не может предвидеть своих действий, но мог бы это сделать, проявив определенную осмотрительность. Получается, что если сама вина гражданина будет доказана как «оплошность» при хранении, на него возлагается штраф за потерю документа в установленном порядке. Однако, как показывает практика, доказать обстоятельство небрежности невозможно доказать по факту.
Уголовная ответственность
Такая ответственности грозит тем организациям, которые не просто потеряли первичку, но также уклоняются от уплаты штрафа.
1. Согласно ч. 1 ст. 199 УК РФ, за уклонение от уплаты штрафов (налогов) руководителю организации грозит штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей. Возможен и арест на срок до 2 лет, либо лишение директора права занимать руководящую должность в течение 3 лет. Еще по этой же статье руководителя компании могут наказать путем взыскания с него суммарной заработной платы за период от 1 до 2 лет
2. По ч. 2 ст. 199 УК РФ предполагается штраф от 200 000 до 500 000 рублей за уклонение от уплаты налогов (штрафов) в особо крупных размерах. По решению суда может быть запрещено заниматься предпринимательской деятельностью на срок 3 года, арест – сроком на 5 лет и принудительное взыскание заработной платы за 3 года
Получаем официальное подтверждение произошедшего случая
Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:
— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,
то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.
К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.