Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности хранения документов в электронном архиве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.
Преимущества и недостатки электронных архивов
Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:
- С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
- Поиск нужного документа не требует много времени.
- Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
- Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.
С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:
- Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
- Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
- Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.
Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.
Выбор облачного архива
Такого рода хранилища считаются самым приемлемым вариантом, который обеспечит необходимый порядок архивного хранения электронных документов. Тем более на рынке представлены сервисы, которые учитывают в работе все требования законодательства. И владельцу не придется волноваться об организации и защите процесса. При выборе «облака» следует учитывать следующие параметры:
- Функциональность. В перечень опций должны входить базовые обязательные потребности пользователя: быстрый поиск, защищенность, уничтожение в соответствии с установленными сроками и т. д.
- Приемлемая цена. Услуги должного качества с соблюдением всех норм закона будут стоить соответственно. Важно, чтобы система хранения электронных документов работала бесперебойно и обеспечивала надежную защиту. При выборе поставщика услуг изучить его репутацию, опыт работы.
- Соответствие нормам закона. При покупке следует внимательно ознакомиться с техническими особенностями сервиса. Так как согласно требованиям ГОСТа документация должна храниться в РФ в двух или более образцах.
- Как работает программа. На сегодняшний день существует два способа: веб-сервис и интеграция. Второй вариант стоит дороже, так как требует дополнительных настроек, зато позволяет отправлять материалы напрямую из учетной системы.
Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде. При этом под эмуляцией, согласно ГОСТ 15971-90. «Системы обработки информации. Термины и определения», понимают имитацию функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое.
Архивисты считают эмуляцию непрактичной и неэффективной стратегией, поскольку она направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства. Необходимость создавать программы-эмуляторы делает ее еще и дорогостоящей.
Сроки хранения и утилизации электронных документов
Электронные аналоги бумажных документов должны сохраняться на предприятии те же сроки. Напомним, какие требования установил закон:
- счета-фактуры, первичка — 5 лет;
- регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет;
- квартальные финансовые отчеты — 5 лет;
- годовые финансовые отчеты — 10 лет;
- учетная политика предприятия — 5 лет;
- сведения о доходах сотрудников (физлиц) — 75 лет;
- передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока;
- все документы, связанные с ЭЦП (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ) — 5 лет.
Бумажный архив – возможные проблемы пользователей
Некоторые предприятия по-прежнему пользуются традиционными архивами, имеющими множество минусов, справиться с которыми можно, организовав электронный архив для хранения документов.
Сложности, возникающие у компаний, пользующихся бумажными архивами:
- Потеря документов
С утратой документов организации сталкиваются и в процессе переноса бумажного архива, и при продолжительном хранении документации, и даже до поступления бумаг.
- Низкая скорость поиска нужных бумаг
Чаще всего для того, чтобы отыскать необходимые документы в бумажном архиве, требуется потратить множество времени и сил. В особенности, если нужна документация, поступившая в организацию десятки лет назад. Нередко случается, что у компании есть несколько бумажных архивов в разных регионах. В этом случае процедура поиска осложняется многократно.
- Необходимость покупки или оплаты аренды площади под архив
Бумажный архив должен быть где-то расположен. Не у всех предприятий есть свободная площадь под его организацию. Приходится месяц за месяцем отдавать деньги за аренду помещения.
- Опасность уничтожения бумаг в ходе пожара, другого чрезвычайного происшествия
Затопление, пожар и другие ЧП обернуться потерей ключевых документов компании. Восстановить некоторые бумаги уже не получится. Чаще всего резервные копии документации в бумажном виде не создаются.
- Невозможность версионирования
Если в документ необходимо внести изменение, например, в документацию по отпускам сотрудников, создать историю корректировки бумаги не выйдет. Потребуется тратить время на оформление повторного документа.
- Невозможность использования одного бумажного документа несколькими пользователями
Упорядочивая хаос: подводные камни архивного хранения документов
Избежать хаоса в крупном архиве можно, но сложно. Для хранения архивных документов требуются люди и, что самое печальное, время. Много людей — больше хаоса, ибо человеческий фактор непредсказуем. Мало людей — больше времени уйдет на организацию архивного хранения документов. И даже если регламенты соблюдены и формирование дел выполнено по правилам, какой-нибудь вопрос застает службу или человека, отвечающего за архив, врасплох. Вот несколько таких вопросов:
- А где лежат акты, закрытые в мае позапрошлого года? Срочно нужны все из них по контрагенту такому-то!
- Кто последний брал вот этот документ? Кого бить за износ бумаги?
- Сколько времени и сил нам нужно, чтобы предоставить налоговой все, что она просит? У нас вообще все это есть?
Как хранить электронные документы
Хранение электронных документов должно соответствовать нормам безопасности, следует свести к минимуму вероятность сбоев и прочих факторов, которые могут привести к потере накопленных данных.
В рамках автоматизированной системы документ имеет непрерывный жизненный цикл от создания до уничтожения. На протяжении всего жизненного цикла, в том числе, в течение всего срока хранения формируются связанные с документом метаданные.
К управлению документами в СЭД и СХЭД предъявляют функциональные требования. Два из них являются общими:
- При передаче документов на хранение в СХЭД документы должны быть аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования.
- В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:
- создаваемые при включении документа в систему;
- используемые при взаимодействии с другими информационными системами;
- образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;
- связанные с передачей на последующее хранение.
Прием документов в архив организации и информационные системы
В рекомендациях говорится о том, что «технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации», а так же, что «архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов».
Также определено, что в архив организации должны передаваться документы со сроком хранения более 10 лет. Документы со сроком хранения менее 10 лет должны храниться в информационной системе организации, в которой были созданы. «При этом они должны быть систематизированы в соответствии с существующей на предприятии номенклатурой дел и проиндексированы в соответствии с правилами для дел бумажных документов».
Выдача документации из архива
Архивный документ копируется, если его необходимо распечатать, выдать или направить кому-то. Все действия отображаются в журнале, в котором фиксируется дата запроса, информация о работнике, сделавшем запрос и подразделении, а также номер документа.
Достоинства облачных электронных архивов:
- Экономия времени и ресурсов.
- Ускорение бизнес-процессов.
- Быстрый и простой поиск нужной информации.
- Отсутствие необходимости хранить и защищать данные самостоятельно.
- Повышение контроля над процессами.
- Упрощение отчета перед ФНС.
Требования к хранению документов в электронной форме
Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:
- Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
- Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
- Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
- Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.
Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.
Электронный документ в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» является документом, где информация представлена в электронно-цифровой форме1. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие документа как информации, зафиксированной на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют её идентифицировать2.
Следовательно, понятие электронного документа нужно рассматривать как зафиксированную в виде файлов информации, содержащую определённые реквизиты и размещённую на материальном носителе. Реквизиты электронного документа при этом могут зафиксироваться как в электронном виде, например, посредством электронно-цифровой подписи, так и в документе на бумажной основе.
Но необходимо учитывать то обстоятельство, что электронный документ без использования определённых технологий так и останется файлом на носителе. Такой электронный документ можно сопоставить с бумажным документом, текст которого исчез: документ вроде бы есть, но в сущности его нет. Поэтому электронный документ лишь тогда можно назвать «документом», когда есть возможность воспроизвести файл и воспринять информацию визуально.
Указанные особенности электронных документов: взаимосвязь их элементов и использование соответствующих информационных технологий для их воспроизведения и прочтения, каждый раз необходимо учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учёт, описание или обеспечение сохранности.
Электронный документ должен3:
- создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься посредством программных и аппаратных средств;
- иметь реквизиты, которые дают возможность подтвердить его подлинность и целостность;
- воспроизводиться в виде, понятном для восприятия.
Электронной цифровой подписью называется реквизит электронного документа, который необходим для его защиты от подделки, который получен путём криптографического преобразования информации с применением закрытого ключа электронной цифровой подписи и который позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также гарантирует отсутствие изменения или потери информации в электронном документе.
При этом электронная цифровая подпись является обязательным реквизитом электронного документа.
Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде. При этом под эмуляцией, согласно ГОСТ 15971-90. «Системы обработки информации. Термины и определения», понимают имитацию функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое.
Архивисты считают эмуляцию непрактичной и неэффективной стратегией, поскольку она направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства. Необходимость создавать программы-эмуляторы делает ее еще и дорогостоящей.
Сохранность баз данных
Что касается обеспечения сохранности баз данных, прежде всего, в каждом конкретном случае необходимо определить, что является полным (включающим контент, контекст и структуру) и точным (аутентичным, надежным, пригодным для использования) документом (то есть служит доказательством):
- таблицы базы данных;
- информация, содержащаяся в полях базы данных;
- вся база данных.
После этого можно выбрать стратегию обеспечения сохранности документов базы данных. В случае, если база данных все еще требуется для текущей управленческой деятельности, то можно:
- хранить отчеты базы данных (если отчеты базы данных являются документами);
- xранить «моментные снимки» базы данных (если в базе данных документами являются данные);
- осуществить миграцию базы данных (если вся база данных, применяемая в текущей управленческой деятельности, является документом).
Э-документы с длительным сроком хранения: что с ними делать?
Отдельную сложность представляет собой практическое хранение электронных документов, которые — в соответствии с законодательством, должны размещаться в архивах очень долгое время. За 75 лет, в течение которых может потребоваться хранить документ, оператор ЭДО может, условно говоря, несколько раз открыться и закрыться (влиться в состав другой фирмы, а затем выйти из нее, всякий раз образуя новое юрлицо). Как быть при организации длительного хранения электронных документов с учетом возможной «нестабильности» оператора?
Пока что ответ на данный вопрос может быть один: если документ нужно хранить долго, то лучше обеспечить его размещение в архиве в бумажном виде. Такая рекомендация может быть обусловлена даже не тем, что у оператора ЭДО может поменяться статус, но и тем, что может значительно поменяться само законодательство — в то время как реагирование на такие перемены при уже осуществленных действиях по размещению документов с длительным сроком хранения в электронном виде может потребовать от предприятия значительных трудовых и финансовых затрат.
Почему электронный архив документов лучше традиционных методов
В таблице ниже вы можете ознакомиться с перечнем наиболее распространенных проблем в процессе архивирования и дальнейшей работы с бумажной системой хранения документов.
| Проблема | Описание и последствия |
| Утрата документа | С проблемой можно столкнуться и до архивирования документа, и после. Для бизнеса подобна ситуация чревата убытками и прочими неприятностями. |
| Медленный поиск по архиву | Чем больший объем документов хранится в архиве, тем большее количество времени может понадобиться на поиск нужного. Сотруднику может потребоваться даже несколько часов для того, чтобы просмотреть все кипы бумаг. |
| Большие расходы на аренду офиса | Бумажный архив необходимо где-то хранить, а значит, придется арендовать или возводить лишние помещения, что повлечет за собой ненужные траты. |
| Отсутствие централизованного хранилища | Для организаций с широкой сетью филиалов и подразделений создание единого места хранения бумажных документов крайне неудобно и финансово невыгодно. Создание нескольких архивов на местах также не является решением проблемы. |
| Отсутствие возможности одновременной коллективной работы с одним и тем же документом | В случае с бумажными документами данную проблему можно решить посредством создания копий, однако это – лишние расходы. В некоторых случаях в нескольких подразделениях могут одновременно затребовать подлинники – и как быть в такой ситуации? |
| Нет поддержки версионности документов | Бывает, что после архивирования документа в него вносят поправки. В таком случае следует сначала найти нужный экземпляр в бумажном архиве, создать новый, а прежний списать. При такой волоките иногда забывают заменить старую версию документа на новую, а это значит, что любая проверка обнаружит нарушение и выпишет штраф. |
| Отсутствует режим работы в реальном времени | Много времени тратится на операции, не связанные напрямую с работой с документами. Речь идет о поиске и передаче нужных бумаг по месту требования, транспортировке их из архива и после в архив. |
| Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности | Оформление отчетности для налоговой службы занимает много времени. Если речь идет об организации с филиалами, то этот процесс осложняется тем, что документы могут находиться в разных подразделениях. |
| Очень низкий уровень конфиденциальности | Ограничить несанкционированный доступ к документам весьма сложно. |
| Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям | Под влиянием внешних факторов, например природных катаклизмов или чрезвычайных ситуаций, бумажный архив может быть безвозвратно уничтожен либо сильно поврежден. |
| Низкий уровень структурированности | При систематизации документов могут быть допущены ошибки, что вызовет сложности при последующем поиске и работе с ними. |
Каким предприятиям необходим электронный архив?
Несомненно, организация электронного архива особенно важна для крупных холдингов – им важно поддерживать свой электронный архив, так как ежедневно через организацию проходят тысячи различных бумаг, которые необходимо не только оперативно обрабатывать, но и хранить. Цифровизация архива компании не только упорядочивает работу, но и способствует экономии времени сотрудников. Можно сказать, что электронный архив документов является неотъемлемым компонентом IT-инфраструктуры современной компании. Однако, электронный архив документов — это выигрышное решение для бизнеса любого масштаба, и для малого бизнеса в том числе. Несмотря на то, что небольшие фирмы не нуждаются в комплексном контроле за документооборотом, электронный архив станет залогом того, что все бумаги компании находятся в порядке. Начинать надо с малого, и в случае развития организации до масштабов среднего или крупного бизнеса, опыт ведения электронного архива документов сыграет своё дело на благо и прибыль компании.
Запись вебинара об организации электронного архива на предприятии
Функции и требования к электронному архиву организации
Электронный архив должен обеспечивать хранение как документов, созданных в результате автоматических процессов обработки, так и размещённых сотрудниками в свободном режиме при персональной работе или в рабочих группах. Цель максимум – добиться, чтобы электронный архив стал единственным местом, где хранится контент и документы компании. Как инфраструктурный компонент архив электронных документов должен предоставлять целый ряд сервисов для владельца, для конечных пользователей и для приложений корпоративных информационных систем. Одна из ключевых возможностей СЭД — создание и организация электронного архива (платформы для электронного документооборота и цифровых бизнес-процессов, например Docsvision, отвечают всем актуальным требованиям как с технической, так и с нормативной точки зрения).