Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт передачи (к договору хранения)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Наконец мы приблизились к основной части нашей статьи – примеру. За основу мы взяли ранее общеприменимую форму МХ-1. Надо сказать, что этот документ хоть и не особо труден, но имеет некоторые тонкости и нюансы, на которых стоит акцентировать внимание. Воспользовавшись нашими рекомендациями и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда создадите свой акт.
Что содержится в акте приема-передачи
Лица, ответственные за оформление данного акта, должны позаботиться о том, чтобы он был составлен в дух экземплярах. Соответственно, каждый из них предназначен для одной из сторон. Чтобы была возможность решать споры через суд, необходимо позаботиться о правильном оформлении документа. Для этого здесь понадобится указать определенную информацию:
- название документа;
- место и дату оформления сделки;
- подробная информация об участниках сделки. Для юрлиц указываются реквизиты;
- если акт сопровождается договором, укажите информацию и о нем;
- данные об имуществе, его состояние, количество и качество;
- если имеются дефекты, они также должны быть внесены в документ;
- если имущество арендуется на определенный период, его нужно указать. И вообще, здесь указываются все сроки, которые обе стороны должны соблюдать;
- если имеются претензии по качеству и количеству ценностей у принимающей стороны, они вносятся в документ;
- при наличии печатей они проставляются в документе;
- укажите название операции, которая сопровождается оформлением данного акта;
- информация о конкретном человеке, который является ответственным за передачу ценностей;
- информация о лице, получающем имущество;
- указывается количество составленных экземпляров. Как правило, их два. Но, если в этом возникает необходимость, их количество может быть увеличено;
- необходимо указать стоимость передаваемого имущества.
Стоит отметить, пункт, предназначенный для указания претензий, является обязательным. Ведь в будущем владелец имущества имеет право потребовать возмещения ущерба, если он будет причинен имуществу. Нередко акт составляется при приеме-передаче не одной единицы имущества, а в отношении целой группы материальных ценностей. Этот факт также обязательно должен быть указать в документе.
В чем конечная цель перевода документов в электронный вид? Ведь не только в том, чтобы идти в ногу со временем? Разумеется, переход на ЭДО позволяет выстроить процессы таким образом, чтобы любые операции производились в один клик (в идеале), люди не растрачивали время на работу с бумагой, кадровые и финансовые ресурсы были оптимизированы. Уже сегодня через сервисы обмена отправляют и получают множество видов документов, в том числе и акты МХ. Но даже несмотря на это, процент «идущих в ногу со временем» компаний остается мал. Причин несколько: кто-то не в курсе, что можно перевести некоторые виды документов в электронный вид; кто-то все еще опасается ЭДО; кто-то просто привык работать с бумагой и не спешит менять устои.
Тем не менее, деловой мир делает попытки и шаги навстречу цифровому будущему, и как показывают примеры Levi’s и Askona, даже специфические процессы могут быть автоматизированы.
На сегодняшний день законодательство не обязывает сотрудников организаций пользоваться общеобязательными унифицированными бланками для составления документации. Акт приёма-передачи ТМЦ на ответственное хранение не является исключением. Однако на практике предприятия пользуются утверждённой Госкомстатом формой МХ-1. Бланк удобен для заполнения.
Заполнить форму можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать составитель. Необходимо учесть, что юридическая сила акта не будет зависеть от способа написания текста. Как правило, ответственный работник имеет под рукой чистый бланк для заполнения и вносит в него сведения от руки.
Как составить акт приема-передачи материальных ценностей
Помня о двух вещах: во-первых, о том, что единой формы оформления не предусмотрено, а значит есть определенная свобода в принятии решений, во-вторых, о том, что все-таки существуют обязательные к указанию реквизиты, без которых документ не будет иметь юридической силы.
Учитывая оба этих момента, мы предлагаем действовать по следующему алгоритму:
- Берете за основу МХ-1 — понятную, стандартную и уже содержащую поля для указания необходимой информации.
- Добавляете данные, актуальные конкретно для вашей сделки, например, свидетельства качества товара, дополнение к договору, точное количество штук в отгружаемой партии, имеющиеся претензии и тому подобное.
- Убираете лишние (устаревшие) сведения.
При таком подходе вы получаете максимально лаконичную и удобную для проверки первичную документацию.
Какие бумаги могут в замене
Интересно, что сам по себе он не является полным эквивалентом договору купли-продажи или аренды, а может выступать только в роли приложения к нему. Но и акт перемещения материальных ценностей, образец которого мы приводили выше, — не единственное, что можно использовать. Вы вправе составлять все, что подтверждает необходимость решения передавать актив и содержит обязательную к представлению информацию.
Это может быть товарная накладная — со сведениями о продукции, сторонах сделки и другими актуальными данными.
Но есть и случаи, в которых альтернатива недопустима. Обычно это ситуации, когда нужно оставить возможность для направления претензий (или для утверждения их отсутствия), например, при заключении контракта на приобретение крупного промышленного оборудования или дорогостоящего имущества.
Какие документы могут заменять акт приема-передачи
Каждый должен понимать, этот акт не может полноценно заменить составляемый договор, например, о покупке. Акт, лишь выполняет функцию его приложения, которое официально подтверждает полное или частичное исполнение договора.
Однако вместо акта допускается использовать некоторые другие документы. При этом они также должны отображать факт передачи имущества и содержать другую информацию, которая должна содержаться в акте. Например, подобная информация может присутствовать в товарной накладной. Сюда также вносятся данные о сторонах и товаре, указывается и другая необходимая информация.
Таким образом, когда происходит передача имущества, вместо акта допускается использование накладной. Но существуют ситуации, когда такая замена не допускается. Например, если оформляется сделка по передаче дорогостоящих устройств или промышленного оборудования, когда необходимо отметить претензии или их отсутствие.
Понятие акта приема-передачи ТМЦ и законодательство
Акт приема-передачи ТМЦ на хранение представляет собой документ первичного учета. Он оформляется лицом, представляющим интересы одной из сторон сделки – хранителя либо поклажедателя. За основу при этом принимается договор о принятии на хранение. В законодательстве для рассматриваемого документа предусмотрено сокращенное наименование – Форма МХ-1.
Можно выделить несколько нормативных актов, которые регулируют все аспекты работы с ней. Для простоты восприятия все они представлены в таблице.
| Наименование нормативного акта | Дата принятия, а также номер | Описание |
| Постановление Госкомстата РФ | 66 от 09.08.1999 | Утверждает Альбом унифицированных форм первичного учета, а также указания по их применению и заполнению |
| Положение по ведению БУ и отчетности | 34н от 29.07.1998 | Регламентирует порядок применения формы |
| ГК РФ | 2 часть 47 глава | Регулирует правоотношения, возникающие в ходе приема-передачи ценностей на хранение |
Образец акта приема-передачи на ответственное хранение
Наконец мы приблизились к основной части нашей статьи – примеру. За основу мы взяли ранее общеприменимую форму МХ-1. Надо сказать, что этот документ хоть и не особо труден, но имеет некоторые тонкости и нюансы, на которых стоит акцентировать внимание. Воспользовавшись нашими рекомендациями и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда создадите свой акт.
- Вначале документа напишите название и адрес предприятия, которое берет товарно-материальные ценности на ответственное хранение,
- затем наименование структурного подразделения, где непосредственно будет находиться принимаемое имущество.
- Далее аналогичным образом внесите сведения об организации, которая временно расстается со своей собственностью.
- Справа в табличке обозначьте коды ОКПО обеих компаний, дайте ссылку на договор, в соответствии с которым действуете (отметьте номер и дату его заключения).
- После этого сам акт также пронумеруйте и датируйте.
Затем идет основной блок. Здесь автоматически фиксируется факт приема-передачи имущества, вам нужно вписать только точное название места хранения и срок, в течение которого оно должно осуществляться. В табличке ниже укажите идентификационные характеристики принимаемых ценностей (название, количество, стоимость и т.п.).
Формирование документа
Как правило, в российском законодательстве нет такого понятия, как ответственное хранение. Данный термин рассматривается как передача ценностей или другого товара от одного лица другому на определенный промежуток времени за определенное вознаграждение.
Сегодня договор ответственного хранения считается официальным документом, так как эта деятельность является профессиональной и регламентируется строго по закону. Чаще всего хранению подлежат любые изделия, оборудование, транспорт и техника, в общем, все, кроме продуктов питания, так как они имеют маленький срок годности.
Акт приема-передачи по договору ответственного хранения считается приложением и фактом того, что товар или оборудование перешло в собственность другому лицу на определенное время.
Правила оформления акта передачи на ответственное хранение
Если товар передается по договору, не требующему нотариального удостоверения, акт может быть составлен в простой письменной форме. Каждая из сторон договора получает экземпляр акта передачи. Если сторонами договора выступают юридические лица, акт скрепляют подписью руководителей и печатями обеих сторон.
В тексте акта необходимо подробно описать передаваемые материальные ценности, указав идентификационные данные, индивидуальные номера, заводские реквизиты, государственные номера и т. п. Кроме материальных ценностей, передаваться могут сертификаты и паспорта товаров. Этот факт также должен быть отражен в акте передачи.
При передаче материальных ценностей присутствуют представители передающей и принимающей стороны с документами, подтверждающими права представления (доверенности в простой письменной или нотариальной форме). Доверенности приобщаются к пакету документов, дополняющему акт передачи. Документ должен быть действительным и полномочия поверенного лица достаточными для совершения передачи материальных ценностей на ответственное хранение.
В российском законодательстве нет понятия «ответственное хранение», официально такой вид передачи материальны ценностей относится к складским услугам. При учете переданных на хранение товаров используют форму МХ-1. Этот документ применяется для бытового хранения и для услуг специализированных фирм.
Товар переходит на ответственное хранение в момент подписания сторонами акта приема-передачи. Форма МХ-1 может называться:
- Акт приема-передачи на склад.
- Акт об ответственном хранении.
- Акт приемка на ответ хранение.
- Акт на передачу товаров на хранение.
- Акт передачи ТМЦ.
Договор ответственного хранения предполагает, что материальные ценности передаются на склад при условии их возврата. Этот признак отличает хранение от охраны, так как при охране объект не передается и не возвращается. Если подписан договор ответственного хранения, передачу можно проводить оформлением накладных. При этом в накладной нужно указать, что товар передается на ответственное хранение.
Кроме договора, передачу товара на ответственное хранение необходимо фиксировать документально. Существует ряд сделок, при которых факт передачи товаров должен быть отражен в документах установленной формы. Операция хранения товара на складе относится к числу таких сделок.
Если в период ответственного хранения произойдет порча или утрата имущества
Если в то время, когда товарно-материальные ценности будут находиться на ответственном хранении, с ними произойдет какая-то неприятность: повреждение, порча, частичная или полная утрата и т.п., всю ответственность за это будет нести тот, кому они были доверены.
Это значит, что данное лицо обязано будет в полном объеме возместить нанесенный ущерб или же отремонтировать, восстановить чужое имущество за свой счет.
В случае, если вдруг между сторонами возникнут какие-то разногласия или споры, в поисках решения которых они дойдут до суда, грамотно составленный пакет документов поможет их правильно и с соблюдением всех интересов разрешить. Именно поэтому к составлению сохранной расписки стоит относиться крайне внимательно и учитывать все нюансы, касающееся товарно-материальных ценностей и условий их хранения.
Ситуация, при которой применим представленный Договор ответственного хранения (ответ.хранения):
- Вам, как покупателю (получателю) по договору поставки, в связи с отказом в принятии, переданного поставщиком товара, необходимо обеспечить сохранность данного товара путем его принятия на ответственное хранение и незамедлительно уведомить об этом поставщика;
- на основании вышеуказанного заключается договор ответственного хранения между Хранителем и покупателем (получателем) товара по договору поставки, где покупатель выступает в качестве Поклажедателя;
- то есть предметом правоотношений между Хранителем и покупателем (Поклажедателем) является услуга по хранению имущества;
- услуга по хранению имеет разовый характер и оказывается на определенный договором срок;
- на хранение могут быть переданы только движимые вещи (т.е. имущество, не относящееся к недвижимости);
-
на хранение передаются только индивидуально-определенные вещи (т.е вещи, имеющие определенные свойства и характеристики, которые позволяют выделить вещь из общей массы других однородных вещей);
- передаваемые на хранение вещи не требуют особых мер предосторожности в процессе хранения (При опасных и вредных свойствах вещей необходимо дополнить договор особыми условиями хранения);
- Хранитель не вправе пользоваться принятым на хранение имуществом в процессе хранения;
- расходы, понесенные покупателем (получателем) в связи с принятием товара на ответственное хранение подлежат возмещению поставщиком.
Печать актов по форме МХ-1 в 1С:Бухгалтерия 3.0
В 1С:Бухгалтерия печать МХ-1 может потребоваться, в частности, в двух случаях:
- ТМЦ на ответственное хранение принимает Ваша организация, от лица которой Вы оформляете документы в программе «1С»
- ТМц на ответственное хранение остается у компании поставщика, которая поставляет Вам товар.
Поэтому печать актов МХ-1 в «1С» реализована для документа «Поступление товаров и услуг».
Во-первых, это наиболее частая ситуация передачи на ответственное хранение. В случае если Вы не покупаете товар, а именно принимаете его на ответственное хранение, Вы можете специальным образом оформить документ «Поступление товаров услуг» в «1С» и распечатать акт МХ-1.
Во-вторых, у документа «Поступление товаров услуг» в «1С» присутствует вся основная необходимая информация для автоматического заполнения акта МХ-1.
Необходимая информации для печати МХ-1,МХ-3 в «1С»:
- Организация, принимающая на ответственное хранение
- Контрагент, который сдает на ответственное хранение
- Перечень товарно-материальных ценностей с указанием количества и стоимости
Кому удобно пользоваться услугой
Кроме вышеперечисленных ситуаций, можно подписать договор ответхранения со сторонней организацией. Наиболее часто к этой возможности прибегают:
- Логистические компании. Они могут эффективно производить грузовые перевозки, хранить, управлять транспортными потоками, но при этом минимизировать участие собственных помещений и персонала.
- Фирмы, которые нуждаются в складировании имущества исключительно в определенные сезоны, а не круглогодично. Вместо того чтобы содержать свой склад, они могут оплачивать услуги сезонно.
- В случае отсутствия складских помещений. Иногда можно полностью отказаться от их приобретения и обслуживания, используя предложение сторонних компаний. Это снимает часть ответственности и упрощает работу.
- При объединении грузов или их расфасовке. Фирмы, предлагающие ответное хранение, осуществляют также отгрузку, доставку партий, их сборку и разборку.
- Если есть потребность в дополнительном месте для складирования имущества.
Во всех перечисленных случаях рекомендуется воспользоваться услугами специализированных фирм, предлагающих склады для ответхранения вашего имущества.
Преимущества того, что значит ответхранение на складе
Мы рассматриваем особенности договоренности перед простой арендой складского помещения. Когда подписан документ с полной юридической силой на обслуживание, хранитель полностью берет на себя материальную ответственность за порчу, кражу товара или иной ущерб. Это основное достоинство, но есть и дополнительные выгодные стороны:
- Гибкое ценообразование. Вам не нужно оплачивать фиксированный ценник, достаточно заплатить за используемые квадратные метры.
- Простота работы со складом. С пользователя снимается много обязательств, не нужно обеспечивать охрану, взаимодействовать со службами, производить уборку и пр.
- Высокое качество помещений и соответствующие условия. Поскольку хранитель несет материальную ответственность, он прямо заинтересован в сохранности продукции, поэтому обеспечивает подходящую влажность, температуру воздуха, пожаробезопасность, чистоту.
А в случае обязанности обеих сторон преимущества выходят из целей этой операции. То есть достоинства:
- Возможность клиенту производить оплату груза только после его получения и осмотра.
- Гарантия целостности партии даже при отказе от ее покупки.
Это уважительные отношения между покупателем и продавцом, согласованность, которая должна полностью обеспечиваться и с точки зрения законодательства, и со стороны каждого из участников.
Когда принимать на хранение необязательно
Переходя в сферу обязательств между продавцом и покупателем, рассмотрим ситуацию, в которых потребитель может отказаться от ответхранения по закону:
- Грубое несоответствие ассортимента партии договору.
- Расхождения в количестве, при этом поставщик находится при заключении сделки и готов сразу забрать неоплаченные излишки.
- Если товар не только не соответствует прописанным в контракте условиям, но и требует особенного обращения при складировании, например, это медикаменты или скоропортящиеся продукты. Если затраты на транспортировку окажутся ниже, чем на обеспечение специальных требований, то стоит сразу произвести возврат.