Какие документы нужно выдать при расторжении трудового договора или ГПД

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы нужно выдать при расторжении трудового договора или ГПД». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.

Документы, связанные с зарплатой

При увольнении работнику необходимо выдать расчетный листок. Он оформляется и выдается уволенному работнику в письменной форме в момент окончательного расчета. Форму листка работодатели утверждают самостоятельно, но в любом случае листок должен содержать следующие сведения (ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;

• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику;

• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Штрафы за непредставление документов при увольнении работника

Если работодатель не выдаст уволенному работнику вышеперечисленные документы или нарушит порядок их выдачи, его привлекут к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Данное нарушение влечет наложение на работодателя штрафов в следующих размерах:

• от 1 000 до 5 000 рублей – для должностных лиц организаций;

• от 1 000 до 5 000 рублей – для индивидуальных предпринимателей;

• от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.

Ответственность за невыдачу документов

Документы при увольнении от работодателя должны быть выданы в установленные сроки. В противном случае работодатель может причинить уволенному ущерб, за что придется понести ответственность.

К примеру, если отдел кадров задержит трудовую книжку, то человек не сможет оформиться у другого работодателя и приступить к новой работе. В результате упустит заработок по вине работодателя. Однако виновнику с рук это не сойдет. Суд обяжет его компенсировать материальный ущерб бывшему работнику согласно ст. 234 ТК РФ.

Невыдача других документов или выдача с опозданием классифицируется как нарушение трудового законодательства, что в свою очередь ведет к штрафам. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предприниматель или должностное лицо за такое деяние заплатит от 1 до 5 тыс. Для организаций штраф будет в разы выше — от 30 до 50 тыс. руб.

Выписка из Раздела 3 формы РСВ при увольнении сотрудника

В 2023 году сохранилось требование выдачи сведений из раздела 3 Расчета по Страховым Взносам (РСВ) при увольнении работника. Однако с начала 2023 года форма РСВ изменилась. Теперь в разделе 3 формы РСВ на каждого работника отражаются взносы по единому тарифу, а не только по пенсионному страхованию, как раньше.

Выдача сведений производится в виде выписки также только по конкретному работнику. Раздел 3 формы РСВ заполняется поквартально, поэтому при увольнении необходимо сформировать отчет за квартал, в котором сотрудник уволился. Например, если дата увольнения – 20.05.2023, то в выписку из раздела 3 формы РСВ войдут апрель и май 2023 года.

Выплаты, связанные с увольнением (окончательный расчет, компенсация за отпуск и другие), а также взносы на них должны быть отражены в подразделе 3.2.1. Поэтому в программе учета необходимо сначала провести все начисления по сотруднику, рассчитать взносы, а затем сформировать выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам.

Как действовать если у вас на предприятии электронный кадровый документооборот

Если у вас КЭДО, учитывайте при увольнении следующее:

• Выдавайте электронные документы только в том случае, если на в вашей организации введен КЭДО, и сотрудник письменно согласился на его использование. В ЛНА должен быть зафиксирован способ выдачи, например, через систему работодателя или портал «Работа России»
• Все электронные документы должны быть подписаны ЭЦП работодателя, чтобы иметь юридическую силу
• Бумажную трудовую книжку, СТД-Р нельзя выдавать в электронном виде, за исключением случая, когда работник указал именно этот способ получения в заявлении
• Приказ об увольнении также нельзя выдавать в электронном виде. Однако сотрудник может быть ознакомлен с ним в электронно. Работодателю необходимо отправить бумажную копию приказа почтой в течение 3 рабочих дней после его издания или выдать его на руки.

Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?

Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:

• трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
• справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
• справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.

Какие отчёты нужно сдать при увольнении сотрудника

Отдельно отметим отчёты, которые работодатель должен отправить в ИФНС и в СФР по факту увольнения работников и исполнителей по договорам ГПХ. Их немного, но опаздывать со сдачей нельзя. С 1 января 2023 года их перечень также претерпел значительные изменения:

Было до 2023 года	Стало с 01.01.2023 года	Получатель	Сроки
СЗВ-М	Персонифицированные сведения о физлицах	ИФНС	до 25 числа следующего за месяцем увольнения
СЗВ-ТД	Подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1	СФР	на следующий рабочий день после издания приказа об увольнении
СЗВ-СТАЖ	Подраздел 1.2 отчёта ЕФС-1	СФР	в течение 3 рабочих дней после увольнения, если причина увольнения — выход на пенсию; во всех остальных случаях — до 25 января следующего года
РСВ (раздел 3)	РСВ (раздел 3)	ИФНС	до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения
4-ФСС	Раздел 2 отчёта ЕФС-1	СФР	до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения
ДСВ-3	Подраздел 3 отчёта ЕФС-1	СФР	для работника, за которого начислялись взносы по накопительной пенсии — до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения; по остальным работникам сдавать не нужно
6-НДФЛ	6-НДФЛ	ИФНС	до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения
приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах)	приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах)	ИФНС	до 25 февраля следующего года

Как уволить сотрудника по собственному желанию

В дополнение к документам из предыдущего раздела нужно подготовить ещё два:

1. Заявление об увольнении.

2. Приказ об увольнении.

Заявление об увольнении

В нём работник в письменной форме должен объяснить, почему он хочет покинуть организацию. Писать заявление можно в свободной форме, главное — включить несколько пунктов:

• фамилию, имя, отчество и должность;

• основание увольнения — по собственному желанию;

• дата предполагаемого увольнения;

• дата подписания заявления;

• подпись.

В самом заявлении не должно быть абстрактных формулировок. Работник должен написать своё явное желание уволиться. Если заявление написано некорректно, попросите сотрудника его переписать. А когда оно будет подходить по правилам, поставьте в нём дату, подпись и заключение «согласен». Само заявление можно зарегистрировать в журнале учёта, если такой есть.

Подать заявление об увольнении по собственному желанию работник может за 2 недели до планируемого ухода. Если он на испытательном сроке, то за 3 дня. Есть исключение: если сотрудник поступил в учебное заведение, вышел на пенсию, ухаживает за ребёнком или больным родственником, уволить его нужно в день требования. Так же можно поступить и по взаимной договорённости.

Важно! Отсчёт дней для отработки начинается со следующего рабочего дня после подачи заявления. При этом в расчёт входят выходные и праздники.

Приказ об увольнении

Универсальной формы приказа нет. Её можно разработать самостоятельно и закрепить в учётной политике. Вот, что обязательно должно быть в форме:

1. Название компании.

2. Название документа. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

3. Номер приказа по системе учета документов в компании и дата его издания. Дата в этом случае — последний рабочий день сотрудника.

4. Реквизиты трудового договора.

5. Сведения о работнике. Его ФИО, должность, подразделение, номер в табеле.

6. Основание увольнения. В этом случае — инициатива работника.

7. Подпись руководителя компании с расшифровкой.

8. Подпись сотрудника, ее расшифровка и дата, когда он ознакомился с документом.

Примеры правильного оформления заявлений на увольнение в 2023 году

Как правильно оформить заявление на увольнение?

Для подачи заявления на увольнение в собственном желании необходимо написать документ на бумажном носителе и подписать его руководителем организации.

В заявлении должны быть указаны сроки увольнения, даты подачи документа работодателю, расчетные суммы заработной платы и какие документы необходимо поставить на место сотрудника при увольнении.

Если увольнение происходит по соглашению сторон, то в заявлении следует указывать условия этого соглашения и какие действия принимает работодатель по его выполнению.

• Сроки увольнения можно указывать как на ближайшее время, так и на более поздний период.
• В заявлении нужно указать желаемые даты увольнения. Это поможет работодателю подготовиться к замене увольняющегося сотрудника.
• Если увольнение происходит по собственному желанию, то в заявлении необходимо указать причину, по которой сотрудник покидает организацию.

При подаче заявления на увольнение необходимо убедиться, что все данные указаны правильно и четко. Также необходимо предоставить работодателю все документы, которые требуются при уходе с работы.

Что нужно указывать в заявлении на увольнение:	Что делает работодатель при увольнении:
Сроки увольнения	Подготавливает документы для замены увольняющегося сотрудника
Дата подачи документа работодателю	Выплачивает сотруднику расчетную сумму заработной платы
Причина увольнения	Выписывает справку об отработанном времени, уведомляет о снятии с должности

Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ

Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:

• по нетрудоспособности в случае болезни;
• по беременности и родам;
• в декрете по уходу за малышом.

Требуется привести:

• информацию о данном юридическом лице;
• сведения о самом сотруднике;
• размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
• число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

• трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
• справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
• копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
• копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
• копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
• другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:

• отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
• отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
• копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.

Ответственность работодателя за отказ и задержку

Трудовое законодательство определяет несвоевременную выдачу персональной рабочей документации нарушением прав сотрудника и налагает при этом на предприятие и ответственных лиц следующие санкции:

• 1 000 ₽ — 5 000 ₽ за задержку или отказ для руководителя или другого должностного лица;
• 30 000 ₽ — 50 000 ₽ для компании;
• задержка трудовой позиционируется инспекцией по труду и судами, как лишение человека права заниматься трудовой деятельностью, и грозит нанимателю принудительной выплатой среднего заработка работника за весь период вынужденного прогула;
• кроме этого, при серьёзных нарушениях деятельность компании может быть приостановлена для проверки на срок до трёх месяцев, а при повторном нарушении — от одного до трёх лет.

Чтобы избежать финансовых проблем, нужно выполнять все законные требования работника, в том числе безвозмездно готовить и направлять почтой (заказным письмом с описью вложения) все запрошенные справки.

Что должен получить сотрудник при увольнении?

Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:

• трудовую книжку;
• информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
• также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.

В частности, к ним относятся:

• приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
• дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
• также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
• решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
• медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
• приказ об увольнении.

Общие требования к справкам и копиям – нюансы подготовки

При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично

Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:

• присутствие даты и регистрационного номера справки;
• подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
• если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
• все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.

После верификации копии документа нужно:

• поставить должность ответственного лица;
• расшифровку визы (Ф. И. О.);
• поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
• поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).

Какие документы работодатель обязан выдавать при увольнении в 2023 году

Существует список обязательных документов, которые несут важные сведения как для самого уволенного, так и его будущего работодателя. Перечень документов при увольнении от работодателя в 2022 и 2023 годах между собой существенно отличается. Однако изменения коснулись лишь названия выдаваемых форм, но не их назначения.

Назначение документа	Было в 2022 году	Стало с 2023 года
Трудовая книжка	Бумажный экземпляр или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р)
Сведения о доходах в месяце увольнения	Расчетный лист после окончательного расчета, содержащий сведения о всех начислениях и удержаниях (ст. 136, 140 ТК РФ)
Сведения для расчета пособия по нетрудоспособности	Справка 182н	—
Сведения о застрахованном лице	Выписка из СЗВ-М за последний месяц работы	Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за месяц увольнения
Сведения о взносах	Копия раздела 3 формы РСВ за последний квартал работы
Сведения о стаже	Выписка из СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения	Выписка из формы ЕФC-1 за год увольнения (подраздел 1.2 раздела 1)

Похожие записи:

• Что вам нужно знать про установку водосчетчиков — советы юриста
• Когда в Беларуси поднимут размер трудовой пенсии в 2023 году
• Несовершеннолетние в сделке: как избежать проблем