Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство с нуля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если кадровое делопроизводство передается в аутсорсинг, то необходимо соблюдать требования законодательства относительно прав работников. То есть обеспечить конфиденциальность персональной информации работников, а также их защиту. Для этого сведения о конфиденциальности вносятся в основной договор, либо заключается специальное отдельное соглашение.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: От чего зависит стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства, помимо числа сотрудников компании?
Ответ: Помимо численности сотрудников компании, которая обратилась за услугами аутсорсинга, цена также будет зависеть от того, есть ли в компании иностранные сотрудники, наличие особых графиков работы и вредного производства. Кроме того, каждая функция будет иметь свою цену.
Вопрос: Если кадровое делопроизводство компании передано на аутсорсинг, то кто в компании будет заполнять трудовые книжки сотрудников?
Ответ: Это может делать сам руководитель компании, либо путем издания приказа назначить лицо, ответственного за их ведение. Это, например, может быть работник из отдела канцелярии или сотрудник бухгалтерии.
В чем преимущества аутсорсинга
Независимо от количества работающих в компании сотрудников, сферы деятельности и текучести кадров, ведение документации отдела кадров на аутсорсинге имеет ряд неоспоримых преимуществ:
- аутсорсинговая компания гарантирует бесперебойное и качественное администрирование кадровой службы;
- заказчик услуги может быть уверен в том, что все документы и отчетность заполнены должным образом;
- не нужно искать замену кадровому работнику компании, ушедшему в отпуск или на больничный, потому что договор обслуживания заключается с обслуживающей фирмой, а не конкретным специалистом;
- грамотный аутсорсинг делопроизводства гарантирует отсутствие ошибок и обеспечивает соблюдение всех нормативов, обязательных для работы кадровой службы. Это значит, что любая проверка или ревизия пройдет без сучка и задоринки;
- правильное ведение кадровой документации сводит к минимуму нарушение трудового законодательства и наложение соответствующих штрафных санкций, а также исключает другие негативные последствия, включая судебные разбирательства.
Почему ИП нужно заключить договор на аутсорсинговое обслуживание
Индивидуальным предпринимателям, имеющим в штате небольшое количество сотрудников, невыгодно содержать сотрудников, которые будут вести документацию по кадрам. Эту функцию рекомендуется передавать аутсорсеру, поскольку только в этом случае можно добиться максимально эффективной отдачи – получение качественного результата с минимальными затратами.
С учетом небольших объемов работ аутсорсинговая компания будет вести документацию по мере необходимости, поэтому цена услуг будет невысокой. Нанимать для этих целей частное лицо рискованно, потому что ошибки кадровика могут привести к штрафным санкциям. И это следует понимать, делая выбор в пользу профессионалов на аутсорсинге.
Что такое кадровый учет
Кадровый учет часто еще называют кадровым делопроизводством. Но в любом случае – это «документальное сопровождение» движения сотрудников на всех стадиях их трудовой деятельности.
Нередко встречается пренебрежение к заполнению кадровой документации, особенно со стороны бухгалтерии. Ведь именно бухгалтерам во многих организациях поручают кадровый учет в виде дополнительной нагрузки. Поэтому финансовые специалисты зачастую занимаются «кадрами» по остаточному принципу, не считая это чем-то важным.
Важно!
Несоблюдение правил заполнения необходимых кадровых документов доставит компании не меньше хлопот, чем аналогичные нарушения в бухгалтерской деятельности.
Кадровый учет также подвергается проверкам со стороны контролирующих органов и наказание за нарушения может быть весьма ощутимым (ст. 5.27 КоАП РФ). В зависимости от вида и тяжести нарушения:
- должностное лицо заплатит штраф в размере 1 000 – 20 000 рублей;
- организация заплатит штраф в размере 30 000 – 100 000 рублей.
Ответственный: необходимость и приказ о назначении
Для ведения, хранения, учета и выдачи трудовых в любой организации обязательно назначается специальное должностное лицо (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Это не всегда отдельный специалист, иногда на сотрудника дополнительные обязанности возлагаются приказом. Требования и ответственность за отсутствие специального распоряжения приведены в таблице.
| Санкции за отсутствие лица (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225) | Вариант оформления | |
|
Руководитель |
ИП или юрлицо | |
|
Предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При повторном нарушении — от 30 000 до 50 000 рублей или дисквалификация до 3 лет (ч. 23 ст. 19.5 КоАП). |
Предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При повторном нарушении ИП — от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 23 ст. 19.5 КоАП). При повторном нарушении в организации — от 100 000 до 200 000 рублей (ч. 23 ст. 19.5 КоАП). |
Основная работа. Совместительство. Совмещение. Возложение обязанностей. |
Трудовые книжки в филиалах: хранение, ведение и учет
Ответственность за хранение, ведение и выдачу трудовых книжек несет работодатель. По его распоряжению работу с этими документами может вести кадровая служба или иное уполномоченное лицо (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек…, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Работодатель — физическое или юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником (ч. 4 ст. 20 ТК РФ).
Для сотрудников филиала работодателем выступает не обособленное подразделение, а головная организация. Связано это с тем, что филиал не является самостоятельным юридическим лицом и не может выступать в качестве работодателя и принимать решения о приеме на работу или увольнении с нее работников. Это касается также и тех филиалов, что выделены на отдельный баланс, имеют расчетный счет и выплачивают зарплату свои работниками самостоятельно. Такие полномочия возникают у филиала только если его ими наделяет головная организация.
Порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек филиала законом не устанавливается и зависит от формы организации кадрового делопроизводства в организации:
- Централизованная форма.
Все кадровое делопроизводство ведется в головной организации.
- Децентрализованная форма.
Филиалы самостоятельно ведут кадровый учет по своим сотрудникам.
- Смешанная форма.
Полномочия по ведению кадрового учета распределяются между головной организацией и обособленным подразделением. Так, например, внесение записей в трудовую книжку о приеме на работу и увольнении с нее производится в головной организации, а записи о продвижении по службе производятся в филиале.
Аутсорсинг персонала: как оформить по российскому законодательству
До 31.03.2021 будет проходить эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот (Федеральный закон № 122-ФЗ от 24.04.2020). Поучаствовать в нем может любой работодатель. Компании смогут сами решить, какие документы перевести в электронный вид (за исключением трудовых книжек), например:
- приказы по кадрам;
- трудовые договоры;
- документы по охране труда;
- приказы по отпускам и т. д.
Для участия в таком эксперименте нужно получить письменное согласие работников.
Вести кадровое делопроизводство компания сможет в своей информационной системе или в специальном сервисе «Работа в России». Чтобы подписывать документы, работодателю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику – простая, которую он получит при регистрации на Госуслугах.
- Напомнит о сроках сдачи
- Учёт переносы в выходные и праздники
- Настраивается по вашим параметрам
- Учитывает совмещение налоговых режимов
Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.
Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.
Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:
- на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
- на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
- на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.
Компании-аутсорсеру станут известны личные данные сотрудников и различная информация вашего предприятия, требующая полной секретности. Поэтому первым делом обговорите и пропишите условие о соблюдении конфиденциальности.
Другие немаловажные пункты:
- требования квалификации и профессионального опыта персонала аутсорсера;
- сроки выполнения и сдачи работы;
- порядок и условия оплаты услуг;
- ответственность за качество услуг.
Для участия в составлении и заключении договора пригласите независимого юриста.
Обычно хватает одного сотрудника, который будет предоставлять отчетность руководству.
Отчет состоит из:
- анализа работы специалистов-аутсорсеров на основе обратной связи от персонала, менеджеров и контрагентов;
- оценки соответствия деятельности партнеров запланированным показателям;
- совместного обсуждения всеми участниками процесса промежуточных итогов.
Возникшие проблемы обсуждайте вместе с аутсорсерами. Потому что причин у них две — либо ненадлежащее исполнение, либо неправильно планирование.
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Можно ли обойтись без ответственного
Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.
Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.
В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.
Вам будет интересно:
Сопроводительное письмо к резюме: как его правильно составить, пример и образец
Аутосорсинг, или Кадровик напрокат
Помните, что кадровые документы организации-исполнителю нужно передавать с подробной описью всех документов и оформлять актами приема-передачи документов.
В договоре обязательно следует оговорить ответственность организации, предоставляющей услуги, за возможные ошибки, допущенные при ведении кадрового делопроизводства. Это необходимо для того, чтобы иметь возможность возмещать возможные суммы штрафных санкций, в том числе и за нарушение трудового законодательства.
Правилами ведения и хранения трудовых книжек*** на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. В соответствии с указанными Правилами работодатель должен назначить приказом лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек****. В законодательстве не сказано, что данное лицо должно являться работником организации.
Следовательно, можно назначить ответственным и лицо, не работающее в вашей организации постоянно.
Как правильно уничтожить трудовую книжку
В соответствии с п. 42 постановления № 225, бланки, испорченные при заполнении, подлежат утилизации. Поскольку речь идет о документе строгой отчетности, прежде чем непосредственно уничтожать, необходимо его правильно списать, а именно: составить акт, в котором перечислить номера всех уничтожаемых бланков, вклеив в него вырезанные номера. Акт не имеет жестко установленной формы.
Подписывает документ комиссия в составе сотрудников работодателя: кадровой службы и бухгалтерии.
После формального списания бумаги физически уничтожаются:
- наняв для этого специализированную организацию;
- либо самостоятельно в шредере или через сжигание.
Кого назначить ответственным
Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.
Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.
Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.
Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.
Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.
Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.
Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.
Кто ответственен за ведение трудовой книжки
Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.
Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.
В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:
- во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
- во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
- в надлежащем хранении и выдаче;
- в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.
После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению.
При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.
Вносимые записи соответствуют требованиям установленных Правил (№ 225) и нормативных инструкций, в соответствии с чем, они:
- Записываются шаблонными, унифицированными формулировками.
- Вносятся без помарок и ошибок, соответствуют формулировкам приказа.
- Опираются на основания статей ТК РФ.
- Если работник делает первую запись в ТК, на титульном листе он ставит свою подпись.
Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.