Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Персонифицированные сведения о физических лицах: новый отчет с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 1 января 2023 года Пенсионный фонд и Соцстрах прекратят своё существование. В России начнёт работать объединённый Фонд пенсионного и социального страхования, который возьмёт на себя полномочия ПФР и ФСС. Например, СЗВ-СТАЖ за 2022 год необходимо сдать уже в новый Фонд в 2023 году.
Обязательные отчёты в ПФР
В 2022 году к обязательным для сдачи в Пенсионный фонд относятся следующие формы:
- СЗВ-М ― ежемесячная форма о застрахованных сотрудниках. Подают все организации и предприниматели с наёмным персоналом. Отчёт представляет собой таблицу с ФИО, СНИЛС и ИНН каждого работника. Введён ПП № 83П в 2016 году.
- СЗВ-СТАЖ ― годовой отчёт с перечнем всех действующих и уволенных в отчётном периоде сотрудников. Заполняют организации и ИП. По каждому работнику подаётся сопровождающая форма ОДВ-1 с подробной информацией. Введено ПФ РФ № 507п в 2018 году.
- СЗВ-ТД ― уведомление о приёме на работу и увольнении подаётся в день издания соответствующего приказа или на следующий день. Форма введена ПП ПФ РФ № 3пи в 2017 году, обязательна с 2020 года с началом перехода на электронные трудовые книжки.
Как заполнить отчет, если нет показателей
Поскольку в отчете не указывают размеры выплат, периоды работы и прочее, необходимо отразить сведения о сотрудниках и работниках по договорам ГПХ.
Вот как заполнить нулевой отчет СЗВ-М:
- укажите ФИО всех, с кем на дату заполнения действует трудовой договор или ГПХ;
- если сотрудников нет — укажите директора или учредителя;
- заполните СНИЛС;
- ИНН заполняют при его наличии.
Для страхователя включают данные:
- наименование организации;
- регистрационный номер в ПФР;
- отчетный период;
- сведения об отчете — исходный, дополняющий или отменяющий.
Если ИНН достоверно неизвестен, то рекомендуем его не указывать. За отсутствие ИНН ответственность не предусмотрена, а если допустить ошибку и указать его неправильно — назначат штраф 500 рублей.
Если в течение года кто-либо их физических лиц получил от компании хотя бы один рубль в качестве зарплаты, премии, отпускных или дивидендов, сдавать 6-НДФЛ придется. Если же полностью отсутствуют выплаты, облагаемые подоходным налогом, перед налоговой по форме 6-НДФЛ можно не отчитываться. В данном случае нулевые отчеты не предусмотрены.
Но, возможны всякие ситуации. Например, в январе 2023 года работникам начислен и выплачен остаток заработной платы за декабрь 2022 года и расчетные. Либо в марте учредители получили дивиденды по итогам работы в предыдущем отчетном периоде. В обоих случаях 6-НДФЛ сдавать придется за I квартал 2023 года и далее нарастающим итогом: в июле, октябре и в начале 2024 года.
Сдавать или нет пустой бланк в 2020 году?
Может ли вообще СЗВ-М в 2021 году быть нулевой. В самом отчете написано, что сведения в 2021 году подаются:
- на каждого работника, с которым в месяце, за который представляется СЗВ-М, заключен или продолжает действовать трудовой договор;
- на каждое физлицо, с которым в месяце, за который подается СЗВ-М, заключен/продолжает действовать/ прекращен ГПД на выполнение работ и оказание услуг (договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки и т.п.). На таких лиц подаются сведения, если выплачиваемые им вознаграждения облагаются страховыми взносами в соответствии с законодательством РФ.
Нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М
Подача нулевки предполагалась до июля 2021 года, уже после, согласно письму ПФР от 13 июля 2021 года, ПФР разъясняет, что если с сотрудником не заключен договор, то сдавать СЗВ-М при нулевой отчетностине нужно. Фактически была отменена нулевая отчетность на застрахованных лиц. Это должно быть соблюдено и до сегодняшнего момента.
Здесь показываются только сведения на генерального директора. Даже если он не получает заработной платы, а соответственно не является налогоплательщиком, но контракт с ним заключается свыше, то СЗВ-М предполагает только наличие договорных отношений.
Этот человек должен быть включен в список с указанием ИНН и СНИЛС. Но если договорные отношения заключены неформально, то и показывать его в отчете не нужно.
Заполнение отчета СЗВ-М. Какие данные заполнять обязательно
Отчетный период
(заполняется автоматически по названию задачи).01 — январь, 02 — февраль, 03 — март, 04 — апрель, 05 май, 06 — июнь, 07 — июль, 08 — август, 09 — сентябрь, 10 — октябрь, 11 — ноябрь, 12 — декабрь.
Тип формы (код)
.Тип указывается обязательно: исходная, дополняющая, отменяющая.
-
«исх»
— это та форма, которую страхователь представляет за отчетный период впервые; -
«доп»
— если страхователь решил дополнить или исправить сведения, которые ранее были приняты подразделением ПФР (например, если работодатель по какой-то причине не указал в исходном отчете сведения об одном из сотрудников);
Возможность
отправить в ПФР
дополняющий отчет
СЗВ-М есть- без выбора сотрудников;- меняется
только ФУФ
, в печатной форме останется прежний признак.Если требуется выбирать сотрудников – действуем по схеме (КОПФ+подгрузка).Признак «Дополняющий» можно указать на втором шаге формирования отчета. -
«отмн»
— если форма подается с целью отмены ранее представленных сведений (например, отменяющую форму нужно сдать в том случае, если страхователь в исходной форме указал работника, который был уволен до начала отчетного периода).
Нулевой отчет при отсутствии штатных работников
Закон не предусматривает сдачи нулевой СЗВ-М. Любое юридическое лицо должно обязательно иметь минимум одного работника, даже если оно не ведет никакой деятельности. В большинстве случаев таким единственным работником является руководитель организации. Но главная проблема заключается в том, что в ряде случаев руководителем юридического лица выступает его единственный учредитель. Который, в соответствии с нормами Трудового кодекса, не сможет заключить сам с собой трудовой договор. Что же делать? Вроде бы работников в организации нет и отчитываться ей не о чем. Но ПФР с такой позицией не согласен. По его мнению, значение имеет фактическое наличие трудовых отношений, а они между Обществом и его учредителем есть, если он выполняет функции по управлению лично (см. письмо ПФ РФ от 07.06.2018 № 08/30755 «О предоставлении информации»).
Таким образом, ответ на вопрос, надо ли сдавать нулевую СЗВ-М, если нет сотрудников, только директор, прост: необходимо внести в форму сведения о том самом единственном учредителе-руководителе. Если не подать их, есть вероятность получить штраф за непредоставление сведений, и доказывать свою правоту организации придется в суде. Указав Ф.И.О. и СНИЛС учредителя, организация страхует себя от таких неприятностей.
Еще одна форма, содержащая персонифицированную информацию о работниках, — СЗВ-ИСХ. Она заполняется на тех, по кому до 2021 г не подавались сведения о застрахованных. Конкретного срока сдачи не установлено, отправить отчет следует по факту выявления неполных данных. А при решении вопроса, нужно сдавать СЗВ-ИСХ, если нет сотрудников, только учредитель, рекомендуем руководствоваться тем же принципом, что и для СЗВ-М, и вносить данные участника-руководителя.
Состав СЗВ-М и порядок заполнения
При небольшой численности все данные легко уместятся на одной странице бланка СЗВ-М.
Форма СЗВ-М содержит минимальную информацию, но при этом позволяет Пенсионному фонду вести учет застрахованных лиц.
В первом разделе бланка страхователи указывают свои реквизиты: наименование, регистрационный номер, присвоенный ПФР, ИНН, КПП.
Второй раздел включает лишь отчетный период, зашифрованный специальным кодом. Коды соответствуют стандартной нумерации месяцев — 01 для января, 02 для февраля и т.д. Год, за который представляется отчет, указывается в поле «Календарный год».
Третий раздел указывает на тип формы. Если отчитываетесь впервые — ставьте код «исхд». Если в первичном отчете были ошибки или нужно внести дополнительную информацию, закодируйте СЗВ-М кодом «о соответственно.
Самый важный и информативный — последний раздел. Здесь непосредственно прописывается информация о работниках: ФИО, СНИЛС, ИНН каждого застрахованного лица.
В какие сроки сдавать исходный и дополняющий СЗВ-М
Отчет сдается до 15 числа следующего месяца. Если этот день выпадает на праздник или выходной — последний срок сдачи отчета сдвигается. Если вы забыли включить в отчет кого-то из сотрудников, надо сдать дополняющий отчет: укажите в поле “Тип формы” код “доп” и внесите в форму только тех сотрудников, которые не попали в исходный отчет. Дополняющую форму нужно сдать в тот же срок, то и исходную — до 15 числа следующего месяца.
Ознакомьтесь с рекомендациями по заполнению СЗВ-М
Сдавать отчеты по сотрудникам удобно из веб-сервиса. В облачном сервисе Контур.Бухгалтерия вы можете легко вести учет, начислять зарплату, сдавать отчетность — налоговую, бухгалтерскую и по сотрудникам. Первый месяц работы в сервисе — бесплатен для всех новых пользователей.
Как заполнять СЗВ-М ИП с работниками?
Напомним на всякий случай, что здесь и далее мы будем говорить о действующей форме СЗВ-М с мая 2021 года и о порядке ее формирования (установлены Постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п).
Общие принципы заполнения СЗВ-М для ИП с работниками (или с ГПД с «физиками») такие же, как для юрлиц. Нюансы связаны со статусом ИП:
- Поле «Полное или сокращенное наименование подлежит заполнению в любом случае (не может быть пустым), однако случай с заполнением формы предпринимателем в порядке формирования не рассмотрен. Поэтому ИП нужно действовать по логике – вписать в поле статус «ИП» и фамилию, имя и отчество полностью;
- В поле «КПП» предприниматель ставит прочерк, поскольку для ИП присвоение такого кода не предусмотрено;
- В «Сведения о застрахованных лицах» ИП себя не вписывает, только работников или лиц, с которыми заключены другие «страховые» договора. По той причине, что ИП сам для себя наемным работником не является и страховые взносы за себя уплачивает по другим основаниям;
- Поле для указания должности руководителя (в заключительной части СЗВ-М) также нельзя оставлять пустым. Но, поскольку никакого руководителя у ИП нет, то вписать следует себя: «Индивидуальный предприниматель»;
- Если ИП отчитывается на бумаге, то его собственноручная подпись с расшифровкой обязательна. А вот печать ставить необходимости нет, даже если печать имеется.
Кто не включается в СЗВ-М
Страхователи, которые обязаны подавать форму, включают в неё всех застрахованных лиц.
Но, существуют категории работников, за которых работодатели не платят страховых взносов, поскольку обязательное пенсионное страхование на них не распространяется. Такие лица не считаются застрахованными и в СЗВ-М не включаются. В частности, это:
- военнослужащие, сотрудники органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаёмных)
- иностранные лица и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ, а также работающие удалённо
Также от отчётности СЗВ-М освобождены:
- крестьянские фермерские хозяйства, где нет наемных работников
- индивидуальные предприниматели, арбитражные управляющие, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы, которые уплачивают фиксированные страховые взносы только за себя
Данная форма – обязательный расчет по страховым взносам от профессиональных заболеваний и травм на производстве. В него же заносят сведения о медосмотрах и спецоценке рабочих мест.
Отчет сдают юридические лица и ИП, которые привлекали к работе сотрудников по трудовым договорам или договорам ГПХ (если сам договор ГПХ предусматривает страхование исполнителя). ИП без сотрудников сдают 4-ФСС только в том случае, если платят страховые взносы за себя в добровольном порядке.
Копии СЗВ-М сотрудникам
В ст. 11 п. 4 Закона № 27-ФЗ «О персонифицированном учете» с 2017 года внесены изменения. Согласно нововведениям, работодатель обязан выдавать своим работникам выписки СЗВ-М в трех случаях:
- если работник написал заявление с просьбой предоставить ему копию отчетности;
- если работник увольняется;
- если работник подал заявление в ПФР о назначении пенсии.
Также установлены сроки для предоставления копий отчетности:
- до 3 дней после получения заявления от работника, в случае выхода работника на пенсию;
- до 5 дней после получения заявления от работника;
- в день увольнения или расторжения договора-подряда.
Как заполнять и сдавать отчет СЗВ-ТД в 2021 году
- все работники, с которыми в отчетном месяце продолжает действовать трудовой договор либо заключен новый;
- физлица, с которыми в отчетном месяце заключен договор гражданско-правового характера, либо он продолжает действовать. Например, речь идет о ГПД, предусматривающих выполнение работ либо оказание услуг по авторским или научным заказам, и вознаграждение, что им выплачивается, облагается страховыми взносами.
И даже когда организация на какой-то период приостанавливает деятельность, не выплачивая своим работникам зарплату, все равно представлять СЗВ-М необходимо. Поскольку даже в условиях временного отсутствия зарплаты работники остаются застрахованными лицами.
- Я индивидуальный предприниматель и сейчас работаю сам на себя, но через месяц планирую трудоустроить работника. Нужно ли мне оформлять себя в качестве страхователя?
Ответ: В случае оформления работника у Вас возникает необходимость оформления себя в качестве страхователя.
- Я оформлен в качестве страхователя, но работников у меня сейчас нет. Нужно и мне сдавать СЗВ-М?
Ответ: В случае, если работников, с которыми заключены трудовые договоры нет – предоставлять СЗВ-М не нужно.
Если вы занесли в СЗВ-М лишнего сотрудника
Про что забывают бухгалтеры. Сотрудников, уволенных до начала отчетного месяца, включать в СЗВ-М не нужно. Даже если в отчетном месяце вы платили этим бывшим работникам деньги и начисляли по ним взносы. Если трудовой или гражданско-правовой договор не действовал хотя бы один день в месяце, подавать отчетность не надо.
Обратите внимание. Сдавать СЗВ-М на уволенных до начала отчетного месяца не надо. Даже если вы производили им выплаты и начисляли на них взносы.
Как исправить ошибку. Чтобы убрать из СЗВ-М работника, заполните отменяющую форму с типом «отмн». Включите в нее только лишнего сотрудника, которого включили в отчет по ошибке. Всех, кого указывали в первичной отчетности, не перечисляйте. Иначе Пенсионный фонд обнулит и правильные данные в отчете.
Важное обстоятельство. Чтобы исправить ошибочные данные в СЗВ-М, сдайте дополняющую форму. Отменять ранее сданный отчет не надо.
Что указывать в отчете
В отчете по форме СЗВ-М, согласно Постановлению ПФ РФ от 01.02.2016г. № 83п, указывается такая информация:
- ФИО сотрудника;
- Индивидуальный налоговый номер, если есть такая информация;
- СНИЛС.
Комментариев по работе с данным отчетом нет, то есть инструкция не создавалась, так как в этом отсутствует необходимость. Форма отчета очень проста в заполнении.
Сдается отчет о каждом сотруднике, на выплаты которого работодатель перечисляет взносы в ПФР. Рассмотрим подробнее в каких ситуациях необходимо указывать физическое лицо, а в каких нет:
- В случае, если предприятие заключило с физическим лицом договор аренды, то такого сотрудника показывать в отчете по форме СЗВ-М не требуется.
Рассмотрим пример. ООО «Техпромстат» взял в аренду у физического лица оборудование для ремонта технического оснащения станочного двигателя. С данным лицом у организации заключен договор аренды, но в пользу данного физического лица ООО «Техпромстат» взносы в Пенсионный фонд не перечисляет и не имеет с ним трудовых отношений. Таким образом данные по арендодателю наше предприятие в отчете по форме СЗВ-М не указывает:
- Если у организации есть несколько учредителей, но они не числятся в штате предприятия, то их мы в отчете по форме СЗВ-М не показываем, так как выплаты им не облагаются взносами в ПФ;
- На предприятии числятся сотрудницы, которые находятся в декретном отпуске. Их показывать в отчете нужно ежемесячно, так как с ними заключены трудовые договора;
- Есть на предприятии сотрудники, которым заработную плату в текущем месяце не начисляли, потому что они находятся в отпуске за свой счет. Данных физических лиц в отчете необходимо отразить;
- С несколькими лицами на предприятии заключены гражданско-правовые договора на выполнение определенной задачи, например, на три месяца, но заработную плату они получат после окончания работы. Данных физических лиц в отчете показывать также необходимо, причем каждый месяц действия с ними договора, даже если доход они получают не каждый месяц, и организация перечисляет за них взносы в ПФ едино разово;
- Также в отчете необходимо указывать и совместителей, причем их вписывают один раз, так как у них один СНИЛС;
- Если у сотрудника нет ИНН, или он по каким-то причинам неизвестен, эту графу можно оставить пустой. Пенсионный фонд не вправе отказать в принятии такого отчета;
- В случае увольнения сотрудника, данные о нем подаются в отчете за последний месяц его работы на предприятии. Если увольнение произошло 16 мая, то в отчете за май, сотрудника показать необходимо.
Распространённые ошибки при заполнении СЗВ-М
Большинство ошибок в СЗВ-М связано с неверным отражением застрахованных лиц. В частности, нередко в отчёт забывают включать:
- работников, которым не производились выплаты (например, человек нанят по ГПХ, но в отчётном месяце не работал);
- единственного учредителя-руководителя без трудового договора;
- отдельных работников по другим причинам.
Для добавления данных о забытых застрахованных лицах подаётся форма СЗВ-М с типом «Дополняющая». В неё вносят только тех, кого забыли указать в первичном отчёте.
Однако если речь об учредителе-директоре неработающей фирмы (других сотрудников нет, СЗВ-М не подавалась), то нужно заполнить форму типа «Исходная» на собственника бизнеса.
Иногда происходит ровно наоборот – в отчёт включаются лишние лица. Например, нанятые по ГПХ самозанятые плательщики НПД или уже уволенные сотрудники. В такой ситуации поможет подача формы с типом «Отменяющая», включить в которую нужно тех, кто был внесён в исходный отчёт по ошибке.
Хуже, если ошибка допущена в данных работника. В таком случае придётся подавать две формы СЗВ-М:
- отменяющую – она аннулирует ошибочные сведения;
- дополняющую, в которую будут включены верные данные.
Если ошибка найдена страхователем самостоятельно и исправлена подачей СЗВ-М соответствующего типа до того, как её обнаружил ПФР, штрафа быть не должно. Более того, даже если ошибку обнаружат в отделении ПФР, работодатель будет освобождён от ответственности, если её своевременно исправит. Сделать это нужно в течение пяти рабочих дней с даты получения уведомления об ошибке.