Образец заявки на приобретение товара

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец заявки на приобретение товара». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Образец заявки на поставку товара

2. Письмо-просьба оплатить за другую организацию

3. «Начинать надо не со сбора денег, а с собственного достоинства». Как решать проблему поборов в детсадах и школах

4. Порядок получения товара

5. Служебная записка на закупку

6. Типовые формы заявок в 44‑ФЗ: разъяснения и шаблоны

7. Что внутри документа?

8. Для чего нужно писать служебную записку?

9. Что должно быть в заявке

10. Форма служебной записки

11. Оформление выполненных работ

12. Что это такое, какая информация вносится

На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.

Образец заявки на поставку товара

Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

В «шапку» вписываются:
- название той фирмы, которой она адресована,
- название компании–заказчика,
- дата, номер и место составления документа,
- данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
Далее в документ нужно внести:
- наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
- их количество,
- размер,
- вес,
- тару,
- прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).
При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.
Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.

При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

«Начинать надо не со сбора денег, а с собственного достоинства». Как решать проблему поборов в детсадах и школах

Своим опытом в решении этих и других вопросов в сфере образования с читателями Newsvo делится Валерий Ярышев. Он несколько лет возглавлял родительский комитет школы №8 и родительский комитет города Вологды, а сейчас ведёт группы ВКонтакте, в которых помогает родителям разбираться в тонкостях школьных и детсадовских финансовых перипетий.

— Валерий Валентинович, расскажите про ваш опыт. Как вы решали проблему сбора денег с родителей?

— Началось всё с того, что в 2008 году директор школы №8 убедила меня возглавить школьный родительский комитет. Мы провели родительское собрание, на котором перечислили список проблем школы. Крыша текла, актовый зал не работал, и т.д. Я всё записал. Спрашиваю: «Кто будет заниматься решением проблемы?» Здесь уже сложнее. Всем некогда. Ну, если некогда, значит, не проблема. Кто-то взялся за решение проблемы с крышей. А я занялся учебниками.

В те годы родители должны были сами покупать учебники. Я даже не был против. Но весь город покупал учебники в книжных магазинах, и там стояли огромные очереди, а я не люблю очереди.

Тогда я встретился с руководителем одного книжного магазина. Спрашиваю: «Если я у вас оптом учебники куплю, то насколько дешевле будет?» Он говорит: «Процентов на двадцать». «А если я их куплю не в июне, а в январе?» Оказалось, что аж на пятьдесят процентов дешевле для родителей выйдет!

А потом я почитал закон об образовании, и оказалось, что закупать учебники должны за счет областного бюджета! Я сразу: «Зорька, стой!» И уже через год губернатор Позгалёв объявил по областному радио, что есть такой Ярышев, который, в общем-то, по форме неправ, но по сути правильно указал, что учебники должны закупаться за счет областного бюджета.

Заполненный образец заявки

В отдел снабжения НГЧ-1
От Бордачева Н.Д.

Заявка

Необходимых материалов для ремонта кабинетов НОД-1

1. ГКЛ ………………………………………………………………….150 м2.
2. Фанера ………………………………………………………………52 м2.
3. Саморезы по дереву 35×3,5 ………………………………………..500 шт.
4. Дюбель саморезы 75×4 …………………………………………….200 шт.
5. Подвесной потолок в комплекте …………………………………..52 м2.
в т.ч.
плитка Байкал ………………………52м2
направляющий уголок ……………..15шт.
направляющие 3,7 ………………….14 шт.
направляющие 1,2 ………………….24 шт.
направляющие 0,6 ………………….28 шт.
подвесы ……………………………..28 шт.
6. Обои виниловые ……………………………………………………150 м2.
7. Клей обойный ………………………………………………………8 шт.
8. Краска белая …………………………………………………………25 кг.
9. Колер (беж, мандарин) 0,7л. ……………………………………….6 шт.
10. Краска в/д белая …………………………………………………….64 кг.
11. Шпаклевка «Ветоноит» …………………………………………….40 кг.
12. Штукатурная смесь …………………………………………………50 кг.
13. Линолеум 3 м. ……………………………………………………….52 м2.
14. Краска половая ………………………………………………………10 кг.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Заполненный образец заявки

В отдел снабжения НГЧ-1
От Бордачева Н.Д.

Необходимых материалов для ремонта кабинетов НОД-1

Служебная записка на закупку

Общие требования к письменным обращениям изложены в Федеральном законе № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Исходя из него, а также из общепринятой деловой практики, заявление состоит из пяти реквизитов:

Сведения об адресате и заявителе.
Наименование документа.
Формулировка просьбы или предложения.
Дата подачи.
Подпись.

Эта часть начинается с красной строки. Заявление вы пишете с конкретной целью и должны здесь объяснить, чего именно хотите от адресата. Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы.

Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно.

Старайтесь придерживаться официально-делового стиля. Выражайте свои мысли просто и лаконично.

Чтобы обосновать справедливость своей просьбы, можно приложить к заявлению дополнительные документы и сослаться на них в этой части.

Если вы стали свидетелем или жертвой преступления, нужно немедленно сообщить об этом в полицию. И лучше не откладывать дело в долгий ящик: с течением времени разыскать виновника и доказать его вину становится сложнее.

Заявление в полицию можно подавать и в устной, и письменной форме.

Это значит, что самому писать заявление необязательно. Нужно просто отправиться в ближайшее отделение полиции и рассказать о происшествии дежурному сотруднику. Он составит протокол, который вам останется только подписать.

Но если по каким-то причинам вы не можете отправиться в отделение, составьте обращение самостоятельно. В этом случае нужно учесть следующие моменты.

В качестве адресата заявления укажите имя, отчество и фамилию руководителя подразделения полиции (по возможности напишите его должность и звание).
Анонимные заявления не принимаются к рассмотрению. Значит, вы должны не только указать своё имя, но и адрес проживания и контактный телефон.
В основной части нужно точно и максимально подробно описать детали случившегося: время, место, обстоятельства преступления (количество преступников, последовательность их действий). Если вдруг вы стали жертвой ограбления, опишите, что у вас украли, и укажите стоимость похищенного имущества.
В конце заявления укажите суть своих требований. Например, разыскать преступников и привлечь их к уголовной ответственности.

Решение по заявлению принимается в течение трёх суток. Но в исключительных случаях срок могут перенести на 10 или 30 дней. По истечении этого времени полиция либо возбуждает дело, либо выносит постановление об отказе. В последнем случае отказ можно обжаловать в прокуратуре.

Типовые формы заявок в 44‑ФЗ: разъяснения и шаблоны

В зависимости от формы документооборота различают два вида заявок:

• Внешняя. Это перечень необходимых товаров, который отправляется поставщику. Как правило, пишется в форме, установленной в договоре сотрудничества.
• Внутренняя. Также представляет собой список канцтоваров, но используется внутри компании. Передается от каждого структурного подразделения в отдел снабжения компании.

Перед составлением документа по закупке, нужно узнать у сотрудников, в каких товарах они испытывают потребность. Внешняя заявка на имя поставщика заполняется, когда на складах компании отсутствуют требуемые канцелярские принадлежности.

Законодательно закрепленной и единой для всех организаций формы заявки на канцтовары нет. Поскольку суть этого документа для всех компаний одна – это заказ определенных товаров для сотрудников у отдела снабжения, – то составляются они примерно одинаково. В зависимости от характера операций различают два вида внутренних заявок:

✓ на приобретение канцтоваров;
✓ на выдачу канцелярских принадлежностей со склада.

Порядок оформления документа прост: сначала проводится ревизия остатков расходных материалов и канцтоваров, затем составляется полный перечень необходимого. Организация может иметь специальный бланк заявки канцтоваров с логотипом и реквизитами компании. Несмотря на то, что документ составляется в свободной форме, есть несколько общих правил:

✓ В шапке документа обязательно необходимо прописать ФИО руководителя подразделения, которое нуждается в канцтоварах, а также ФИО специалиста по закупкам;
✓ Перечень товаров оформляется в таблице со следующими столбцами – наименование товара, количество (с единицами измерения – штуки, упаковки и т.д.), артикул, цена.

Иногда устав компании предусматривает обоснование заказа, и тогда требуется служебная записка. Есть несколько пунктов, которые обязательно стоит в ней указать:

✓ Справа в углу пишем адресата записки (обычно составляется на имя руководителя отдела снабжения) и адресанта (от кого);
✓ Посередине страницы название документа (Служебная записка о закупке канцелярских товаров);
✓ Дата и номер записки;
✓ Основной текст документа с просьбой;
✓ Подпись составителя и ее расшифровка.

Список канцтоваров для офиса прикрепляется отдельным документом, либо размещается в теле записки.

Заказчик может предъявить к участникам закупки различные требования. Начиная от требования об отсутствии в течение 2 лет правонарушений административного плана по типу незаконного вознаграждения, заканчивая требованиями об исключительном праве на результат интеллектуальной деятельности (если в дальнейшем, после исполнения поставщиком обязательств, права переходят к заказчику). Хотя здесь есть исключения: показ фильма национального значения, вложение средств в кинопрокат, а также исполнительская деятельность, разработка произведений искусства.
Также, от поставщика акриловой краски требуется, чтобы продукт, который он поставляет, ранее не был в употреблении, а для других товаров -еще и в ремонте, то есть существует требование новизны материала. Если в документах к описанию продукции закупки нет полярных требований.

Следует знать, что при проведении тендера на акриловую краску согласно 44-ФЗ, заказчик не имеет возможности:
— указывать торговую марку акриловой краски;
— указывать конкретного производителя акриловой краски;
— обозначать место происхождения продукции.

В описании может упоминаться торговая марка акриловой краски, на которую ориентируется заказчик, но с обязательной пометкой «или эквивалент». При этом свойства, которыми должна обладать краска, соответствующая понятию «эквивалент», определяет заказчик.

Предусмотрены исключения для этого немаловажного пункта 44-ФЗ. А именно: конкретную торговую марку краски заказчик вправе требовать в случае, если с ней должно быть совместимо оборудование, либо другой товар.

При указании свойств акриловой краски, подробных характеристик, они должны относиться к действующим ГОСТам и СниПам, а также техническим регламентам. Заказчик может указывать действующий ГОСТ в требованиях к краскам. Технические параметры для акриловых красок могут быть и конкретными, и в рамках заданного диапазона. Диапазоны величин по ГОСТу прописываются в ТЗ.

Качества акриловой краски, не являющиеся стандартными, заказчик может использовать только с обоснованием.

При этом действует закон О защите конкуренции. Согласно ему задавать такие параметры продукта — в данном случае акриловой краски — при которых изготовить ее может только одно предприятие/группа компаний/филиалов — это ограничение конкуренции. Любой из поставщиков имеет право пожаловаться в ФАС.
При проведении тендера на разновидность акриловой краски, для которой не предусмотрен ГОСТ, и в случае, если заказчик не указал какие-либо точные параметры, поставщиком может выступать компания, допущенная к тендеру, у которой есть краска с произвольными характеристиками.
Очень подробные требования к товару, которые не влияют напрямую на качество и эксплуатационные особенности краски — например, химический состав компонентов краски, указание вполне заменяемого аналогом без потери свойств компонента и прочее — ФАС может отнести к излишним.
Требования к упаковке устанавливаются Госстандартом; все прочие требования заказчика к упаковке/этикетке акриловой краски ФАС также вправе признать излишними.
По срокам годности акриловых красок и других материалов — в тендерах на закупку акриловой краски прописывается не только срок годности, но и точный остаточный срок годности. В остальном, как обычно, продукция поставщика должна не потерять всех своих свойств на протяжении всего временного периода, в который заказчик их планирует использовать.
Интересно, что бюджетные и государственные предприятия, после принятия решения о закупках, не могут его изменить в текущим году, если данный случай закупок не подпадает под исключение в ФЗ. Это правило справедливо и в отношении 44-ФЗ и 223-ФЗ. Предприятия заранее собирают заявки от своих подразделений и ответственных лиц на закупки. Так как закупки включаются в федеральный бюджет на текущий год.

Что внутри документа?

Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»).

В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

Внимание! «Бумажный» вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации. Также бумагу можно передать через кадровую службу.

Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4 .
Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.

В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.

Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком . Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные.

Для чего нужно писать служебную записку?

Служебная записка — это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

Что должно быть в заявке

В зависимости от условия договора, заявка может составляться в свободной форме или строгой, однако существуют некоторые пункты, которые обязательно должны быть в этом документе:

В заголовке должно указываться наименование, а также дата составления, кроме того, необходимо указывать информацию о компании-покупателе, а также оставить контакты и ФИО уполномоченного представителя, который заказывает товар.
Если поставки осуществляются в рамках ранее заключенного договора, то дополнительно указываются реквизиты.
Также в форме таблицы указывается информация о товаре, среди которой наименование, характеристики товара, количество по каждой позиции, цена за единицу и за общее число по позиции, итоговая стоимость и количество по всем позициям. Кроме того, могут быть указаны требования по упаковке и способу доставки, если это необходимо.
Если у покупателя есть какие-то ограничения по времени, то можно указать дату, до которой должен быть доставлен товар. Также следует внести в заявку адрес доставки.
Если у покупателя есть право на скидку при покупке, то об этом можно упомянуть, в качестве основания указав реквизиты договора, где оговаривается подобная информация.
В тех случаях, когда оплата не предусмотрена заранее в договоре, то в заявке может указываться предложение об оплате после получения или о внесении предварительной суммы в размере определенного процента от общей стоимости.

Читайте также: О сервисе

После оформления заявку необходимо подписать, это делает уполномоченный представитель организации.

Форма служебной записки

Служебная записка о закупке канцтоваров составляется в свободной форме или по форме, принятой в организации. На нашем сайте имеется возможность скачать бланк и образец служебной записки для применения в работе. В самой записке потребуется указать следующие данные:

данные руководителя, которому направляется записка (ФИО, должность), наименование организации;
данные лица, составившего записку (ФИО, должность, подразделение);
заголовок (опционально);
вид и количество канцелярских товаров, которые необходимо закупить, стоимость закупки (опционально);
подразделение, для которого требуется канцелярия;
дату составления.

К записке можно приложить прайс-листы, обосновывающие сумму закупки.

Оформление выполненных работ

Напомним, что оплата выполненных работ должна осуществляться в порядке, установленном заключенным контрактом. При этом следует помнить, что согласно ч. 3 ст. 94 Закона о контрактной системе для проверки представленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных контрактом, в части их соответствия условиям контракта учреждение обязано провести экспертизу. Экспертиза результатов, предусмотренных контрактом, может проводиться учреждением своими силами, или к ее проведению могут привлекаться эксперты, экспертные организации на основании контрактов, заключенных в соответствии с Законом о контрактной системе. В случае проведения ремонтных работ экспертизу следует осуществлять в виде контрольных обмеров выполненных работ.

Обратите внимание: в том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносится только имеющаяся в документах информация.

Суть данной проверки заключается в сопоставлении фактически выполненных объемов работ в натуре (на объекте строительства или ремонта) с аналогичными объемами, указанными в актах по форме КС-2.

Исходными документами для проведения контрольных обмеров являются:

Согласно ч. 7 ст. 94 Закона о контрактной системе приемка результатов отдельного этапа исполнения контракта, а также поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги осуществляется в порядке и сроки, которые установлены контрактом, и оформляется документом о приемке, который подписывается заказчиком (в случае создания приемочной комиссии он подписывается всеми членами приемочной комиссии и утверждается заказчиком), либо заказчик в те же сроки направляет поставщику (подрядчику, исполнителю) в письменной форме мотивированный отказ от подписания такого документа.

На практике встречаются случаи, когда необходимо провести изначально не предусмотренные дополнительные работы. Следует помнить, что при заключении и исполнении контракта изменение его условий не допускается, кроме случаев, предусмотренных ст. 34 и 95 Закона о контрактной системе.

В соответствии с пп. «б» п. 1 ч. 1 ст. 95 Закона о контрактной системе изменение существенных условий контракта при его исполнении возможно, если по предложению заказчика увеличиваются предусмотренные контрактом количество товара, объем работы или услуги не более чем на 10% или уменьшаются установленные контрактом количество поставляемого товара, объем выполняемой работы или оказываемой услуги не более чем на 10%. При этом по соглашению сторон допускается изменение с учетом положений бюджетного законодательства РФ цены контракта пропорционально дополнительному количеству товара, дополнительному объему работы или услуги исходя из установленной в контракте цены единицы товара, работы или услуги, но не более чем на 10% цены контракта.

Что это такое, какая информация вносится

Заказ-наряд – это документ, позволяющий регулировать отношения между заказчиком (владельцем транспортного средства) и исполнителем (ремонтной организацией) в ходе предоставления услуг по ремонту автомобильного транспорта.

Документ позволяет:

определить перечень ремонтных работ, необходимых для восстановления автомобиля и их стоимость, включая стоимость запасных частей, подлежащих замене и дополнительных расходных материалов
зафиксировать дату исполнения обязательств по ремонту автотранспорта
снизить количество сопроводительной сделку документации. Заказ-наряд одновременно выступает договором подряда на предприятии, актом приема-передачи автомобиля, счетом для осуществления оплаты выполненных работ
в кратчайшие сроки в суде или досудебном порядке разрешать споры, которые могут возникнуть в ходе исполнения соглашения (установка некачественных запчастей, не полный перечень выполненных работ, нарушение сроков соглашения, несвоевременная оплата оказанных услуг и так далее).

Чтобы использовать заказ – наряд в качестве основного документа, доказывающего заключение договора на проведение автомобильного ремонта необходимо, чтобы в документе были отражены следующие данные:

Номер и дата составления документа. Номер определяется в соответствии с журналом, который ведется специалистами автосервиса.
Полное наименование и адрес расположения организации – исполнителя оказываемых услуг (автосервиса или иного ремонтного предприятия).
Данные заказчика:

ФИО, адрес постоянного места прописки и контактный телефон, если клиентом является физическое лицо
название организации, адрес регистрации компании, контактный телефон, ИНН, если клиентом является юридическое лицо

Данные автомобиля, подлежащего ремонту:

марка и модель автотранспортного средства
государственный номер, присвоенный после регистрации в ГИБДД
VIN номер, присвоенный производителем автомашины
год изготовления
пробег
комплектация, включая дополнительно установленное оборудование

Данные плательщика. Как правило, плательщиком является заказчик выполнения работ.
Дополнительная информация об основных аспектах договора:

дата принятия автомобильного транспорта на ремонт
вид ремонта (плановый, текущий и так далее)
ФИО диспетчера
ФИО мастера
срок исполнения заказа
статус исполнения (при необходимости)
валюта, в которой будут произведены расчеты за выполненные работы

Перечень выполняемых работ (например, замена масла, кузовной ремонт и так далее).
Количество опций.
Стоимость.
Перечень расходных материалов, необходимых для выполнения ремонта с указанием количества и стоимости каждой позиции.
Итоговая стоимость ремонта, то есть цена восстановления автомашины с учетом расходных материалов и запасных частей.
Подписи заказчика и исполнителя работ.