Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работает электронный документооборот с ПФР? Разбираем его плюсы и минусы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работодатель должен предоставлять электронные отчёты, если количество сотрудников насчитывает 25 и больше человек. Если зарегистрировано менее 25 сотрудников, отчёты можно сдать в обычном бумажном формате. Тем не менее электронная сдача приветствуется.
Почему стоит выбрать «Астрал Отчёт 5.0»
Отчётность в ПФР онлайн
Заполняйте все необходимые формы в сервисе или загружайте их из своей учётной системы и моментально передавайте в ПФР через интернет. Формы в системе всегда актуальны. А если изменятся требования законодательства, «Астрал Отчёт 5.0» обновится автоматически.
Умный редактор отчётов
Отчёты проверяются в момент заполнения. Редактор проверит введённые данные и укажет на ошибки. Также в каждой форме есть подсказки по заполнению отдельных строк.
Взаимодействие с ПФР в электронном виде
Ведите неформализованную переписку с ПФР, получайте информационные рассылки, отправляйте справки, приложения, пояснительные записки, запросы о представлении какого-либо документа.
Отчётность по форме СЗВ-ТД
Отчитывайтесь о кадровых изменениях по сотрудникам. В «Астрал Отчёте 5.0» можно заполнить и передать в Пенсионный фонд обновлённую форму СЗВ-ТД.
Макеты пенсионных дел
Готовьте и отправляйте в ПФР макеты пенсионных дел для заблаговременной подготовки к назначению пенсии сотрудникам.
Подробнее о подаче заявления в электронном виде
Действовавшие с 2018 года правила подключения к ЭДО ПФР были изменены Постановлением Правления ПФР №178п от 11.03.2020 года. По схеме электронной подачи заявления работают Москва, Московская область, Санкт-Петербург и Ленинградская область, а также еще около 30 регионов РФ. Документы и схема подключения в каждом конкретном регионе могут не совпадать с описанной ниже, поэтому нужно предварительно проконсультироваться в региональном управлении фонда о том, как реализуется переход на ЭДО с ПФР в вашем регионе.
Новый порядок присоединения к ЭДО ПФР через электронные каналы связи предполагает следующие этапы:
- отправка страхователем заявления по форме ЗПЭД на подключение, при необходимости – подтверждающие документы на полномочия ответственного лица,
- ПФР в течение двух рабочих дней после получения заявления на подключение направляет заявителю уведомление о результате рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе в удовлетворении заявления на подключение (если в заявлении на подключение сведения о страхователе внесены не полностью или содержат ошибки, ПФР вправе отказать в удовлетворении заявления на подключение),
- если страхователь получает отказ, необходимо исправить неточности в заявлении и вновь отправить его в ПФР,
- после полученного положительного ответа нужно направить регистрационную информацию, среди которой все «исходные данные», своего рода карточка страхователя. В дальнейшем, при передаче сведений, сервис сам будет подставлять их в отчеты. Важно, в строках Номер и Дата соглашения указывается «свободная» информация, так как при этом виде присоединения Соглашение в большинстве случаев не требуется. Например, в номере соглашение можно указать – без номера, а в строке дата можно продублировать дату подачи заявления.
- После отправки регистрационной информации можно начинать электронный документооборот с ПФР и отправлять любую отчётность и другую необходимую документацию в ПФР.
Как передать данные в отделение ПФР
Передача данных в электронном виде предполагает такие действия:
- Формирование отчётов в соответствии с утверждённой формой.
- Проверка корректности составленных отчётов через специализированные программы. Программы доступны на официальном сайте Пенсионного фонда. При необходимости — исправление данных.
- Проверка готовых файлов на наличие вирусов через антивирусные программы.
- Утверждение электронных документов с помощью УКЭП правомерного должностного лица. УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.
- Отправка корректных и утверждённых документов с помощью средств электронной связи.
Онлайн-сервисы на постоянной основе
Другой вариант без проблем заполнить СЗВ-М — воспользоваться услугами онлайн-сервисов.
Существует несколько порталов, позволяющих отчет СЗВ-М заполнять онлайн: «Мое дело», «Контур», «Небо».
Для наглядности приведем таблицу по этим сервисам:
|
Название сервиса |
На кого ориентирован |
Преимущества |
Цена |
|
Мое дело |
ИП на УСН и ЕНВД |
Специализируется на наиболее популярных у малого бизнеса налоговых режимах. |
От 3990 в год. |
|
Контур.Экстерн |
Малый бизнес, применяющий УСН и ЕНВД, средний бизнес (в том числе в сфере алкогольной продукции) и бюджетные предприятия, находящиеся в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. |
Возможность сформировать отчеты во все госороганы, в том числе РПН и РАР, возможность работать с разных компьютеров, бесплатный доступ по акции в течение 3 месяцев. |
От 2900 в год |
|
Небо |
Компании, желающие сдавать отчетность в электронном виде. Возможно составление деклараций УСН, ЕНВД, ЕУНД, НДС. |
Есть бесплатный тариф «Только отчетность» |
100–170 рублей за один документ при одновременной отправке документа при наличии ЭП Неба. |
А теперь посмотрим, как заполнить СЗВ-М в этих программах.
На кого заполняется СЗВ-М в 2020 году
- Трудовой договор с сотрудников прекращен 1 марта. Нужно ли его включать в отчет за март (отчетный период 03)?
Да нужно, так как трудовой договор действовал в отчетном периоде, пусть даже и один день.
- Договор с работником расторгнут в мае, но последние выплаты прошли в июне, необходимо ли вносить данного сотрудника в СЗВ-М за июнь?
Нет, не нужно. Если договор в отчетном периоде не действовал (даже если были выплаты) сотрудник в отчет не включается.
- Работник в июне находился в неоплачиваемом отпуске, на рабочем месте отсутствовал, выплаты ему не производились. Нужно ли его включать в СЗВ-М?
Да, нужно, так как договор с ним не прекращен и действовал в отчетном периоде.
- Нужно ли составлять СЗВ-М если организация только открылась, учредитель и директор — одно и тоже лицо и трудовой договор с ним не заключался?
До марта 2018 года ПФР разрешал организациям с единственным учредителем, не имеющим других сотрудников, не сдавать СЗВ-М.
Но с марта 2018 года позиция данного ведомства в корне изменилась (Письмо Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846): СЗВ-М нужно сдать в том числе в отношении руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.
Свою позицию Минтруд объяснил тем, что трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании фактического допущения сотрудника к работе с ведома или по поручению его работодателя в случае, когда трудовой договор надлежащим образом не оформлен.
- Нужно ли сдавать отчет, если в организации несколько учредителей, и на одного из них возложены функции гендиректора, но без заключения трудового договора?
Да, нужно (Письмо ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, Письмо Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846).
- Необходимо ли сдавать СЗВ-М на председателей некоммерческих организаций: СНТ, ДНТ и др.?
Да, нужно, но только если председатель НКО получает за выполняемую им работу вознаграждение.
Начиная с мая 2018 года СЗВ-М необходимо сдавать на председателя садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого товарищества, председателя гаражного потребительского кооператива или ТСЖ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора).
Единственным исключением, при котором сдача отчета на указанных лиц не предусмотрена: когда деятельность председателя ведется на общественных началах (без выплаты соответствующего вознаграждения).
При этом положения, предусматривающие деятельность председателя на общественных началах, должны быть прописаны в Уставе организации. Для освобождения от обязанности сдачи СЗВ-М в Пенсионный фонд необходимо предоставить этот учредительный документ.
- Нужно ли сдавать СЗВ-М общественным организациям (политическим партиям и профсоюзам)?
Зависит от того, заключены ли договора с сотрудниками.
Отчет необходимо сдавать, если между общественной организацией и ее сотрудниками заключены трудовые или гражданско-правовые договоры. Если их нет, СЗВ-М не сдается.
- В каких случаях нужно сдавать СЗВ-М организациям, осуществляющим благотворительную деятельность?
Отчет сдается данными организациями, только если они возмещают волонтерам (добровольцам), в рамках заключенных с ними ГПД расходы на питание в размере, превышающем суточные.
- Сдавать ли СЗВ-М в отношении иностранных работников?
Да, кроме высококвалифицированных специалистов.
Отчет СЗВ-М сдается на всех иностранных сотрудников, выплаты которых облагают страхвзносами на обязательное пенсионное страхование.
Иностранцы, в том числе апатриды, временно пребывающие на территории РФ и относящиеся к категории высококвалифицированных специалистов, не регистрируются в системе обязательного пенсионного страхования. В их отношении взносы на ОПС не платятся, и СЗВ-М, соответственно, не сдается.
- Как сдают отчет обособленные подразделения (ОП)?
ОП обязано сдавать отчет, если имеет отдельный расчетный (или лицевой счет) и наделено полномочиями по выплате зарплаты. При заполнении отчета ОП указывают ИНН головной организации и свой КПП.
Когда сдавать новую отчетность в ПФP?
Федеральный закон № 436-ФЗ вводит новую форму отчетности — СЗВ-ТД, которую работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи как у СЗВ-М — до 15-го числа каждого месяца. Это значит, что с учетом выходных дней первый отчет нужно будет сдать до 17 февраля 2020 года. Он должен содержать сведения о мероприятиях, произошедших в январе 2020 года. Также отчет нужно составить по тем сотрудникам, которые в отчетном периоде подали заявление о выборе бумажной трудовой книжки или электронного способа учета данных о работе.
Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение года, сведения о его должности на 1 января 2020 года нужно подать в ПФР до 15 февраля 2021 года.
Подготовить форму СЗВ-ТД в Контур.Персонале
С 1 января 2021 года при приеме на работу или увольнении такие сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
Организации с численностью в 25 человек и более должны сдавать отчет СЗВ-ТД в xml-формате, небольшие организации со штатом менее 25 человек могут сдавать его и в печатной форме.
Сдача отчетности в Пенсионный фонд по интернету — удобно ли это
Уже более 8 лет существует электронная сдача отчетности в ПФР, это позволяет сформировать документ и отправить его в удобное время, без похода в Пенсионный фонд и огромных очередей там. Конечно, бумажные форматы документов никто не собирается отменять полностью. Тем не менее, в 2022 году к отчетности в федеральные контрольные органы появилось несколько требований обязательного предоставления в электронном виде. Для организаций и ИП отправка отчетности в ПФР в электронном виде является обязательной по сведениям, которые они указывают в СЗВ-ТД (онлайн трудовых книжках).
Также у документооборота по интернету существуют некоторые дополнительные полезные функции:
- есть возможность предварительно проверить сводку специальной программой, которая бесплатно предоставляется самим отделением Пенсионного фонда;
- время отправки фиксируется, что помогает избежать штрафов;
- распечатывать документы не обязательно, все они сохраняются в программе.
Программа PsvRSV — Версия 2.1.58 от 25.05.2018
Размер 6 МБ Программа PsvRSV предназначена для подготовки сведений отчетности представляемых в ПФР (СЗВ-М, Единой отчетности с 2014г, Единой отчетности с 2015г, РСВ-1, РСВ-2, РВ-3, СЗВ-6-4, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3, СПВ-1, СПВ-2, АДВ-6-1, АДВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-4, АДВ-6-5, АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, ДСВ-1 и ДСВ-3). Разработчик — Краснова Ирина Александровна Внимание!
Для проверки скачивайте проверочные программы CheckПФР новых версий. Программа представляет собой средство ввода данных, предусмотренных формами отчетов (СЗВ-М, Единой отчетности с 2014г, Единой отчетности с 2015г,АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, ДСВ-1, ДСВ-3, РСВ-1, РСВ-2, РВ-3, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3,СЗВ-6-4, СПВ-1, СПВ-2, АДВ-6-1,АДВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-4,АДВ-6-5), формирования файла в формате XML для отправки данных по каналам связи в ПФР или представления отчетности на носителе информации в электронном виде.
Все описи, сопровождающие документы, печатаются и формируются в XML-файл в комплекте с соответствующими документами(кроме АДВ-6-2, она идет отдельным XML-файлом и в отдельной печатной форме).Для единой отчетности опись формируется автоматически в разделе 2.5.
при выгрузке XML-файлов. Существует возможность формирования печатных форм отчетности, как заполненных введенными данными, так и пустых, с возможностью редактирования этих форм в текстовых редакторах MS Word и OpenOffice.Writer.(версия3.2)Печатные формы программы тестировались в OpenOffice.Writer.3.2 , Word 2003, Word 2007. Для сокращения времени, затрачиваемого на ввод данных в программу, предусмотрена возможность загрузки данных из существующего файла в формате XML (Единой отчетности с 2015, АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, ДСВ-1, ДСВ-3, РСВ-1, РСВ-2, РВ-3, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3, СЗВ-6-4,СПВ-1, СПВ-2 и АДВ-6-2).
Программа имеет возможность использования КЛАДРа проверочной программы CheckПФР.
Имеется возможность не выходя их программы проверить сформированные XML-файлы проверочной программой CheckПФР. Программа формирует список застрахованных лиц, уходящих на пенсию, который можно распечатать, сохранить в dbf-файле для отправки в ПФР.
Как в 1С сформировать отчет
Страхователи также могут формировать и сдавать отчеты при помощи сторонних ресурсов, из которых одним из самых популярных является, пожалуй, сервис 1С. Программа позволяет отправлять отчетность онлайн посредством всемирной сети через оператора электронного документооборота.
Отчетность сдается в соответствии со следующим алгоритмом:
- подготовка форм соответствующей отчетности в программе;
- подписание электронной подписью организации;
- шифрование;
- отправка в необходимый госорган.
Для того чтобы формировать отчетность автоматически в 1С, необходимо иметь релиз версии программы выпущенной после введения формы СЗВ-М постановлением ПФР №83п. Рассмотрим нахождение формы в программе и порядок ее заполнения.
В программе «1С 8» отчет можно найти двумя способами, первый выглядит так:
- меню «Зарплата и кадры»;
- «Страховые взносы»;
- «Отчет СЗВ-М»
Второй:
- меню «1С-Отчетность»;
- «Регламентированные отчеты»;
- «Создать отчет»;
- «Отчетность по физлицам»;
- «Отчет СЗВ-М».
Программа проверки отчетности в Пенсионный фонд для плательщиков — CheckPFR
Программа CheckPFR (разработчик — Отделение Пенсионного фонда РФ по Республике Башкортостан) используется плательщиками и органами Пенсионного фонда для проверки отчетности, представляемой в Пенсионный фонд в электронной форме. 1) Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (РСВ-1), представляемый за периоды отчетности, начиная с полугодия 2015 года, в соответствии с изменениями, утвержденными Постановлением Правления ПФР от 04.06.2015 года №194п, Формат формы РСВ-1ПФР, представляемой с полугодия 2015 года, утвержден Постановлением Правления ПФР от 02.06.2015 № 243п
«Об утверждении формата расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам »
— квартальная отчетность; 2)Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М), утвержденные Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 01.02.2016 г.
№83п «Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах», в соответствии с форматом, утвержденным Распоряжением Правления ПФР от 25.02.2016 N 70р
«Об утверждении формата данных сведений о застрахованных лицах»
– ежемесячная отчетность. Замечания и недостатки в отчетности, выявленные программой по результатам проверки, с признаком «Ошибка» или «Предупреждения», должны быть исправлены до направления отчетности в орган Пенсионного фонда.
Кроме того в программе CheckPFR осуществляется проверка файлов, содержащих следующие типы документов: Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам -РСВ-1 за периоды с 2014 года по 1 квартал 2015 года;
Обзор программ ПФР для работодателей и как скачать их бесплатно
Чтобы снять нагрузку на работодателей и оптимизировать процедуры их взаимодействия с государственным пенсионным фондом, специалистами ПФР были разработаны специальные инструменты для сдачи отчетности в электронном виде. Компьютерные программы находятся в открытом доступе, воспользоваться ими может неограниченный круг заинтересованных лиц.
Далее вкратце разберем основные из них, позволяющие минимизировать временные затраты, связанные с подготовкой документации и отчетности для подачи в пенсионный фонд.
Программы размещены на официальном сайте ПФР и в бесплатном доступе, их можно скачать, а также на сайтах территориальных подразделений ПФР.
Следует отметить, что данное программное обеспечение содержат и некоторые сторонние интернет-ресурсы. Однако пользователям следует использовать их с крайней осторожностью. Это связано с тем, что в некоторых случаях вместо рабочей программы можно скачать нежелательное ПО или вирусы.
Программные приложения CheckXML и CheckPFR сейчас довольно распространены благодаря отличной функциональности. Благодаря им можно проверить уже завершенную отчетность для ПФР. После чего отчетность можно свободно отправлять через интернет или сдавать на носителе информации. Данные программы позволяют вам быть уверенным в том, что вся отчетность была правильно составлена. То есть такая отчетность в которой нет совершенно никаких ошибок будет сразу без каких то возражений принята сотрудниками ПФР.
Данные программы для проверки отчетов по страховым взносам рекомендует для использования Пенсионный фонд РФ. Ра рабочей станции плательщика эти программы должны быть размещены одновременно и в обязательном порядке вовремя обновляться.
Скачайте ПО и установите его в отдельный каталог. Чтобы протестировать файлы войдите в программу и укажите путь к файлам с отчетами, которые нужно проверить.
- Войдите в меню в раздел «Данные».
- Нужно нажать на «Тестирование Файла ПФР» .
- После можете выбрать непосредственно файлы, которые нужно протестировать.
Итогом проверки в новом окне является протокол, который позволяет определить наличие или отсутствие ошибок. Все допущенные при оформлении ошибки, включая сформированные ранее файлы и документы учета, распределяют по коду грубости.
- 10 – ситуация встречается не очень часто, но все-таки встречается, такой файл могут принять без какого-либо предупреждения;
- 20 – такая ситуация, несомненно, возможна, но она требует исправления;
- 30 – блоки и элементы расставлены неправильно, кроме того некоторые обязательные части отчетности могут полностью отсутствовать;
- 40 – в отчетности использованы недопустимые для этого коды и символы;
- 50 – вся структура файла неправильная, грубая ошибка.
Если программы после проверки показали, что в файле присутствуют ошибки, территориальные органы ПФР его не примут.
Стоимость зависит от качества бланков и срочности выполнения. Наши расценки вполне доступны, в чем предлагаем убедиться покупателям самостоятельно. Средняя стоимость образовательных бумаг, изготовленных на бланках ГОЗНАК, находится в диапазоне 17-20 тысяч рублей. На сумму влияет, нужен клиенту красный диплом или обычный, выбрал он документ об окончании ПТУ или доктора наук.
Если провести несложный сравнительный анализ между ценой купленного документа и величиной тех затрат, которые несет студент очной формы обучения в Вузе, можно заметить – разница составляет десятки раз. За шесть лет учебы приходится заплатить сотни тысяч рублей, а еще нужно все это время питаться и одеваться, нести транспортные расходы и покупать канцтовары. Покупка готового диплома обходится дешевле, ведь его цена его равна одной заработной плате за месяц, а изготовление занимает пару дней.
Также в большинстве учебных заведений используются устаревшие программы обучения, и студентам на первых курсах дают много теоретических знаний, напрямую не связанных с выбранной профессией. Учеба растягивается на несколько лет вместо того, чтобы дать нужную информацию и за кратчайшие сроки подготовить молодого специалиста. Так для чего впустую расходовать столько денег, сил и времени, если можно купить диплом?