Учет обмундирования (форменной одежды) в бюджетных учреждениях

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет обмундирования (форменной одежды) в бюджетных учреждениях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В отдельных случаях форменная одежда передается в собственность работникам (п. 1.8 Положения N 335, п. 33 Порядка обеспечения вещевым имуществом ) или в безвозмездное пользование (п. 25 Порядка обеспечения вещевым имуществом).

Выдача вещевого имущества сотрудникам.

Согласно п. 26 Инструкции № 162н передача вещевого имущества работникам учреждения в личное пользование для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей отражается проводкой:

Дебет счета 1 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 1 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит счета 1 105 35 445 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря – иного движимого имущества» с одновременным отражением на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)»

Забалансовый счет 27 предназначен для учета форменного обмундирования, специальной одежды и иного имущества, выданного учреждением в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, в целях обеспечения контроля за их сохранностью, целевым использованием и движением (п. 385 Инструкции № 157н).

Принятие к учету и выбытие объектов имущества осуществляются по балансовой стоимости на основании первичного учетного документа:

• ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) – поступление на счет;

• акта о списании материальных запасов (ф. 0504230) – списание со счета.

Налоговый учет выдачи форменной одежды в эксплуатацию

Если при передаче работнику форменная одежда остается в собственности учреждения, а работник пользуется ею на праве безвозмездного пользования, то в соответствии с нормами ст. ст. 39, 146 НК РФ объекта обложения НДС не возникает. Также не начисляются на стоимость одежды и страховые взносы по ЕСН, поскольку передача форменной одежды не является вознаграждением работника за труд (ст. 236 НК РФ). Что касается исчисления НДФЛ, следует обратиться к Письму Минфина России от 09.02.2007 N 03-04-06-02/19. В нем финансовый орган, руководствуясь нормами ст. ст. 211 и 212 НК РФ, сделал вывод: если форменная одежда принадлежит организации и передается работникам в пользование, а после окончания срока службы сдается на склад для утилизации, стоимость такой одежды не является доходом работников и не подлежит обложению НДФЛ.

Если форменная одежда передается в собственность работникам, она облагается налогами таким образом. При передаче одежды в собственность возникает объект обложения НДС (ст. ст. 39, 146 НК РФ). Поскольку при приобретении одежды она была поставлена на учет вместе с НДС, то налоговая база при ее реализации (передаче в собственность работникам) будет определяться в соответствии с требованиями п. 3 ст. 154 НК РФ. Из него следует, что при реализации имущества, подлежащего учету по стоимости с учетом уплаченного налога, налоговая база определяется как разница между ценой реализуемого имущества, определяемой в соответствии со ст. 40 НК РФ, с учетом налога и стоимостью реализуемого имущества (остаточной стоимостью с учетом переоценок). Если временной период между приобретением форменной одежды и ее выдачей сотрудникам небольшой, то можно утверждать, что цена реализуемого имущества и его стоимость одинаковы и налоговая база будет равна 0. Если форменная одежда длительное время находилась на складе до момента ее выдачи сотрудникам и ее рыночная стоимость изменилась, то следует определить налоговую базу в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 154 НК РФ, исчислить и уплатить НДС.

Относительно исчисления ЕСН заметим, что со стоимости форменной одежды его уплачивать не надо согласно пп. 11 п. 1 ст. 238 НК РФ, а НДФЛ не исчисляется в соответствии с требованиями п. 3 ст. 217 НК РФ.

Мягкий инвентарь по инструкции

Бухгалтерам нужно точно знать, какие предметы инвентаря относятся к группе «мягкого», потому что для этой категории активов характерны особые правила учета. Далеко не все предметы, мягкие по ощущениям, считаются мягким инвентарем в бухгалтерском смысле.

Порядок отнесения активов к мягкому инвентарю регламентирует Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов госвласти, местного самоуправления, управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 01 декабря 2010 года № 157н в п.118.

Мягкий инвентарь – материальные запасы готовых к применению предметов, эксплуатируемые относительно длительное время в непосредственном контакте с человеческим телом. Инструкция точно определяет, какие именно активы следует считать мягким инвентарем:

• все, что относится к нательному белью (сорочки, пижамы, халаты и т.п.);
• предметы постельного белья (наволочки, пододеяльники, простыни, наматрасники, покрывала);
• постельные принадлежности (матрасы, одеяла, подушки, спальные мешки и т.п.);
• одежда, спецодежда, форма, обмундирование (все виды и предметы одежды);
• обувь, в том числе и специализированная (все типы обуви);
• спортивная форма и обувь;
• вещевое имущество.

Организация приобретения форменной одежды

На работников отдела материально-технического обеспечения возлагаются обязанности по организации обеспечения форменной одеждой служащих данного учреждения, в том числе:

• определение потребности в денежных средствах на приобретение обмундирования (расчет производится совместно с работниками финансово-экономической службы исходя из рыночных цен, наличия остатков форменной одежды на складе, срока полезного использования находящейся в эксплуатации одежды и других показателей) . Определить эту потребность важно, поскольку излишек денежных средств приведет к нецелевому использованию бюджетных поступлений, а недостача будет препятствовать обеспечению сотрудников по установленным нормам. Кроме того, некоторыми нормативными актами, например п. 1.15 Положения N 335, установлено, что запас форменной одежды на складах департамента материально-технического снабжения или его территориальных органов не должен превышать 20% от годового расхода. Все, что выше названного показателя — неэффективное использование бюджетных средств;
• обеспечение всех необходимых условий для поступления, хранения и учета запасов форменной одежды, а также выдачи ее в эксплуатацию (форменная одежда на склад должна поступать только на основании сопроводительных документов (актов приема, нарядов, накладных, сдаточных ведомостей), ее учет и выдача также должны производиться в соответствии с документальным оформлением (книга учета материальных ценностей, требования-накладные));
• выдача в пользование предметов форменной одежды.

Налоговый учет выдачи форменной одежды в эксплуатацию

Если при передаче работнику форменная одежда остается в собственности учреждения, а работник пользуется ею на праве безвозмездного пользования, то в соответствии с нормами ст. ст. 39, 146 НК РФ объекта обложения НДС не возникает. Также не начисляются на стоимость одежды и страховые взносы по ЕСН, поскольку передача форменной одежды не является вознаграждением работника за труд (ст. 236 НК РФ). Что касается исчисления НДФЛ, следует обратиться к Письму Минфина России от 09.02.2007 N 03-04-06-02/19. В нем финансовый орган, руководствуясь нормами ст. ст. 211 и 212 НК РФ, сделал вывод: если форменная одежда принадлежит организации и передается работникам в пользование, а после окончания срока службы сдается на склад для утилизации, стоимость такой одежды не является доходом работников и не подлежит обложению НДФЛ.

Если форменная одежда передается в собственность работникам, она облагается налогами таким образом. При передаче одежды в собственность возникает объект обложения НДС (ст. ст. 39, 146 НК РФ). Поскольку при приобретении одежды она была поставлена на учет вместе с НДС, то налоговая база при ее реализации (передаче в собственность работникам) будет определяться в соответствии с требованиями п. 3 ст. 154 НК РФ. Из него следует, что при реализации имущества, подлежащего учету по стоимости с учетом уплаченного налога, налоговая база определяется как разница между ценой реализуемого имущества, определяемой в соответствии со ст. 40 НК РФ, с учетом налога и стоимостью реализуемого имущества (остаточной стоимостью с учетом переоценок). Если временной период между приобретением форменной одежды и ее выдачей сотрудникам небольшой, то можно утверждать, что цена реализуемого имущества и его стоимость одинаковы и налоговая база будет равна 0. Если форменная одежда длительное время находилась на складе до момента ее выдачи сотрудникам и ее рыночная стоимость изменилась, то следует определить налоговую базу в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 154 НК РФ, исчислить и уплатить НДС.

Относительно исчисления ЕСН заметим, что со стоимости форменной одежды его уплачивать не надо согласно пп. 11 п. 1 ст. 238 НК РФ, а НДФЛ не исчисляется в соответствии с требованиями п. 3 ст. 217 НК РФ.

Как организовать учет спецодежды

Учреждения обязаны выдавать своим сотрудникам средства индивидуальной защиты при выполнении трудовых функций. Об этом говорит Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.09 № 290н. То, какая именно спецодежда нужна данному работнику, выявляется по итогам аттестации рабочих мест. В ходе аттестации также определяется, как должны быть сертифицированы средства защиты для выполнения определенной работы.
Термином «спецодежда» для простоты объединяют понятия «специальная одежда», «специальная обувь» и «средства индивидуальной защиты». Стоимость и срок годности объектов спецодежды могут быть разными, но в любом случае они считаются мягким инвентарем, для учета которого предназначены счета вида 0 105X5 000 (Инструкция № 157н «Об утверждении единого плана счетов…»):

• 0 10525 000 «Мягкий инвентарь — особо ценное движимое имущество учреждения»;
• 0 10535 000 «Мягкий инвентарь — иное движимое имущество учреждения».

Как учитывать выдачу форменной одежды сотрудникам

Проводки будут зависеть от того, как она была учтена при поступлении. Методические указания №135н — документ Минфина от 26/12/02 г. — содержат рекомендацию учитывать спецодежду в составе МПЗ, на счете «Материалы», вне зависимости от срока ее использования. Вместе с тем организации предоставлено право при соответствующих условиях (по ПБУ 6/01) учитывать спецодежду и в составе основных средств.

Целесообразно применять учет в составе ОС в отношении дорогостоящей спецодежды, стоимостью более 100 тыс. руб. (минимальная первоначальная стоимость в НУ). В ином случае придется учитывать временные разницы между БУ и НУ – первоначальная стоимость ОС в бухучете от 40 тыс. руб.

Проводки отражают варианты учета спецодежды в организации.

Списывается равномерно в периоде использования (п. 26 указаний), проводками: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-11. При этом передача со склада в эксплуатацию может отражаться внутренним перемещением по субсчетам: Дт 10-11 Кт 10-10, где субсчет 10 – спецодежда на складе, 11- спецодежда в эксплуатации.

Спецодежда списывается сразу в момент передачи к использованию (п. 21 указаний) со склада проводками: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-10. За балансом учитывается использование спецкомплектов работниками (п. 23 указаний). Если фирма признает такой учет целесообразным, вводится специальный забалансовый счет.

Поступление спецодежды и передача ее в эксплуатацию с 2021 года

Подробно порядок маркировки мягкого инвентаря описан в п. 118 Инструкции № 157н. Мягкий инвентарь может за время эксплуатации переходить из подразделения в подразделение. Также он может быть списан с уволенного материально-ответственного лица (МОЛ) и поставлен в подотчет вновь принятому сотруднику.

После внесения изменений в 157н выдача имущества личного пользования относится сразу на расходы учреждения и учитывается на забалансовом. Но, как и прежде, право собственности на это имущество перейдет к военнослужащему только по истечении сроков носки.

Спецодежда ставится на учет учреждения по фактической стоимости. Из чего эта стоимость складывается? В основе, конечно, лежит стоимость непосредственно одежды.

К ней добавляются дополнительные затраты на доставку, оплату услуг посредников, пошлины, иные возможные расходы, возникшие во время покупки и подготовки к эксплуатации.

Все эти суммы бухгалтер сначала собирает на счете 0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы». Только после этого спецодежду можно принять к учету.

Работодатель вправе утвердить собственные нормы, повышающие обеспеченность работников спецодеждой. Самостоятельно определяемые нормы должны соответствовать итогам проведенной специальной оценки условий труда (п. 6 межотраслевых правил).

Спецодежда со сроком службы более 12 месяцев может быть зафиксирована в бухучете как основное средство (ПБУ 6/01) и списываться в ежемесячном порядке в виде амортизации.

Указанный метод целесообразен в отношении дорогостоящей спецодежды — стоимостью > 100 000 руб.

При зачислении в основные средства спецодежды стоимостью меньше указанного предела придется отражать временные разницы между налоговым и бухгалтерским учетом спецодежды.

Решение о непригодности к эксплуатации имеет право принимать только инвентаризационная комиссия, сформированная в организации (п. 34 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н).

В противном же случае учет спецодежды и спецоснастки ведется в составе материально-производственных запасов и отражается на счете 10-10 «Материалы», на отдельном субсчете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе».

Бухгалтерам нужно точно знать, какие предметы инвентаря относятся к группе «мягкого», потому что для этой категории активов характерны особые правила учета. Далеко не все предметы, мягкие по ощущениям, считаются мягким инвентарем в бухгалтерском смысле.

Для ведения бухучета данного вида имущества предусмотрен специальный счет 105 00 «Материальные запасы». Данный тип инвентаря можно отнести к особо ценному имуществу, учитывая на счете 0 105 25 000 либо просто как движимое имущество – для этого существует счет 0 105 35 000.

Документальное оформление

В целях отражения в учете операций по поступлению, перемещению внутри учреждения, выдаче в эксплуатацию и списанию приобретенных предметов мягкого инвентаря используются следующие первичные документы:

Наименование документа

Назначение

Поступление мягкого инвентаря

Товарно-сопроводительные (отгрузочные) и иные документы поставщика

Подтверждают получение учреждением материальных ценностей и служат основанием для принятия их к учету

Авансовый отчет (ф. 0504505)

На основании этого документа производится оприходование мягкого инвентаря, приобретенного через подотчетных лиц. К нему прилагаются подтверждающие покупку документы (товарные и кассовые чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру и др.)

Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220)

Составляется при наличии расхождения фактического объема полученных материальных ценностей, их качества и номенклатуры с данными сопроводительных документов

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207)

Оформляется в случае отсутствия товарно-сопроводительных (отгрузочных) и иных документов поставщика (продавца) (см. Письмо Минфина РФ от 07.12.2016 № 02-07-10/72795). Например, в случае приобретения мягкого инвентаря у физического лица

Внутреннее перемещение мягкого инвентаря

Требование-накладная (ф. 0504204)

Применяются для учета движения материальных ценностей внутри учреждения между структурными подразделениями или материально ответственными лицами

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102)

Выдача в эксплуатацию мягкого инвентаря

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)

Составляется при выдаче мягкого инвентаря в личное пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими своих служебных обязанностей и служит основанием для списания его с баланса (с последующим отражением его стоимости за балансом)

Списание мягкого инвентаря

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143)

Оформляется при принятии решения о списании предметов мягкого инвентаря и служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия указанных объектов учета

Операции с мягким инвентарем подлежат отражению в следующих регистрах бухгалтерского учета (п. 120 Инструкции № 157н):

1) в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов – ведется в части операций:

по принятию к учету мягкого инвентаря по сформированной фактической стоимости (в сумме фактических вложений);

по выбытию и внутреннему перемещению мягкого инвентаря;

2) в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками либо журнале операций расчетов с подотчетными лицами – формируются в части операций по поступлению мягкого инвентаря по фактической стоимости их приобретения (изготовления).

Аналитический учет мягкого инвентаря ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) по каждому виду указанного имущества в разрезе его пользователей и мест нахождения.

Кроме того, на каждого работника, который получил в личное пользование вещи и белье, материально ответственное лицо заводит карточку (книгу) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206).

Мягкий инвентарь и особенности его учета в организациях

• приходный ордер на приемку нефинансовых активов (при поступлении на баланс);
• отгрузочная документация – если она оформлена должным образом, приходный ордер оформлять необязательно, разве что потребуется разукомплектовка;
• акт приемки оформляется при несоответствии фактического количества инвентаря задокументированному;
• карточки количественного учета материальных запасов;
• требования-накладные – для учета движения мягкого инвентаря внутри организации;
• книга выдачи имущества – фиксирует выдачу и возврат мягкого инвентаря (в ней указаны нормы, нормативный срок эксплуатации и количество выданных единиц);
• акт о списании – отражает выбытие мягкого инвентаря.

Мягкий инвентарь и особенности его учета в организациях

Ключевым признаком отнесения актива к мягкому инвентарю является его бухгалтерская принадлежность, определяемая нормативными актами, а не собственно ощущением мягкости. Бухгалтеры не должны относить предметы к этой категории без опоры на Инструкцию, где четко поименованы все типы материальных запасов.

• все, что относится к нательному белью (сорочки, пижамы, халаты и т.п.);
• предметы постельного белья (наволочки, пододеяльники, простыни, наматрасники, покрывала);
• постельные принадлежности (матрасы, одеяла, подушки, спальные мешки и т.п.);
• одежда, спецодежда, форма, обмундирование (все виды и предметы одежды);
• обувь, в том числе и специализированная (все типы обуви);
• спортивная форма и обувь;
• вещевое имущество.

Как удержать с увольняющегося работника стоимость спецодежды проводки в бюджетном учреждении

145 НК РФ; — спецодежда будет полностью использоваться в приносящей доход деятельности бюджетного учреждения или частично в бюджетной деятельности. Для того чтобы определить, подлежит ли платная деятельность бюджетного учреждения налогообложению, необходимо обратиться к ст. 149 НК РФ, в которой дан полный перечень видов деятельности, не облагаемой НДС.

Обратите внимание: в случае осуществления операций, по которым НДС не включается в стоимость объектов нефинансовых активов, сумма налога принимается к вычету (ст. 171 НК РФ). Основные условия, необходимые для вычета НДС: — принятие приобретенных товаров (работ, услуг) к учету; — приобретенные товары (работы, услуги) предназначены для использования в операциях, облагаемых НДС; — наличие правильно оформленного счета-фактуры, выставленного поставщиками этих товаров (работ, услуг). Пример 2.

Часто бывает, что списание СИЗ при увольнении работника не требуется, потому как спецодежда бывшего сотрудника еще пригодна для дальнейшего использования: их процент износа совсем небольшой. В таком случае ее сдают на склад, а комиссия в рамках действия приказа по списанию СИЗ определяет возможность дальнейшей эксплуатации.

В случае благополучного исхода проверки чистые и отремонтированные СИЗ выдаются работнику, с записью в личной карточке выдачи СИЗ как бывшие в употреблении с указанием процента износа.

Перед повторной выдачей спецобувь должна в обязательном порядке пройти очистку, дезинфекцию и обеспыливание. Если таковая процедура не проводилась, и подтверждающих документов у вас нет, то рисковать не советую.

Дело также и в том, что в небольших населенных пунктах найти организацию, проводящую обеззараживание спецобуви, очень непросто: в основном они очень далеко, а учитывая транспортные расходы и затраты на саму процедуру, проще купить новую пару обуви.

Срок повторной выдачи должен быть не больше процента износа. К примеру, при увольнении слесарь сдал костюм на склад и комиссионно был определен процент износа в размере 50%. Таким образом, срок носки б/у костюма будущим работником должен быть не более полугода.

Если бывший в употреблении костюм пришел в негодность раньше окончания срока носки, то его необходимо преждевременно списать, а работнику выдать новый комплект спецодежды.

Внутреннее перемещение спецодежды

Под внутренним перемещением мягкого инвентаря следует понимать его движение внутри одного учреждения в следующих случаях:

• выдача с вещевого склада в подразделение;
• возврат имущества на склад;
• перевод спецодежды (мягкого инвентаря), бывшей в употреблении, в подменный фонд;
• передача спецодежды в мастерские для ремонта или ее изготовление хозяйственным способом;
• передача спецодежды в специализированные организации для ее стирки или химчистки.

Перемещение спецодежды от одного материально-ответственного лица к другому оформляется требованием-накладной ф. 0315006. Бухгалтерские записи, связанные с внутренним перемещением материальных запасов, производятся в случае, если в бюджетном учреждении списание материалов производится не в момент их выдачи со склада, а в момент получения от структурного подразделения учреждения документа об их использовании. Тогда такая передача отражается бухгалтерской записью:

Дебет	10505 340	«Увеличение стоимости мягкого инвентаря»
Кредит	10505 340	«Увеличение стоимости мягкого инвентаря»

По новым правилам, для того чтобы имущество организации, переданное в пользование сотрудникам, можно было контролировать, учет его должен проводиться на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».

Пока не совсем понятно, что именно подразумевается под «личным пользованием», так как четкого определения нет ни в одном из нормативных документов.

Похожие записи:

• Как снять обременение с квартиры: инструкция
• Как снести объект недвижимости и снять его с кадастрового учета?
• Образец расписки о возврате денежных средств