Должностная инструкция по специальности «Снабженец»

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция по специальности «Снабженец»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Важные сведения, которыми обладает менеджер

2. Должности отдела материально-технического снабжения

3. Функции и обязанности отдела снабжения

4. Как сделать работу отдела снабжения более эффективной

5. Должностные обязанности

6. Совершать контрольные закупки.

7. Должностная инструкция снабженца предприятия

Сотрудник знает условия технического характера и правила, регламентирующие особенности соблюдения условий по материальному и техническому аспектам обеспечения качества продукции, а также порядок и правила разработки данных правил; цены на оптовые партии продукции, а также стоимость одноименной продукции в розничной торговле, номенклатуру ценностей, потребляемых в рабочих процессах.

Важные сведения, которыми обладает менеджер

В компетенцию сотрудника входят технологии, служащие правильной и рациональной организации труда рабочих, управление деятельностью конкретного подразделения; требования, предъявляемые к форме учета операций по снабжению, а также особенности формирования отчетных документов, отражающих ситуацию выполнения плана обеспечения материально-технической части предприятия.

1.1. Менеджер по снабжению [наименование организации, предприятия] относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется приказом руководителя [наименование организации, предприятия] по представлению [наименование должностного лица].

1.2. На должность менеджера по снабжению назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности «менеджмент») или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области теории и практики менеджмента, с опытом работы по специальности не менее двух лет.

1.3. Менеджер по снабжению непосредственно подчиняется [наименование должностного лица].

1.4. Менеджер по снабжению должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;

— методические материалы по материально-техническому обеспечению [наименование организации, предприятия];

— методы и порядок перспективного и текущего планирования снабжения [наименование организации, предприятия] материально-техническими ресурсами;

— основы ценообразования и маркетинга;

— стандарты и технические условия на поставляемые материально-технические ресурсы;

— оптовые и розничные цены на продукцию;

— порядок организации подготовки и заключения договоров на поставку продукции;

— правила оформления документации;

— стандарты хранения, транспортировки и отгрузки продукции со склада;

— порядок оформления отчетности о проделанной работе;

— основы социологии, психологии и мотивации труда;

— этику делового общения;

— структуру управления [наименование организации, предприятия], перспективы инновационной и инвестиционной деятельности;

— методы оценки деловых качеств работников;

— методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;

— правила и нормы охраны труда.

1.5. Режим работы менеджера по снабжению определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными [вписать нужное].

1.6. Во время отсутствия менеджера по сбыту его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Есть несколько пунктов, по которым снабженец наделяется определенными правами. Он может пользоваться такими полномочиями, как:

Уведомление своего непосредственного руководителя о необходимости или факте совершенствования работы, которая имеет связь с обязанностями, рассмотренными в настоящей инструкции.
Внесение действительных предложений касательно улучшения работы предприятия.
Ознакомление и получение представления о проектах решений, которые касаются той или иной деятельности фирмы.
Запрос для руководителя о необходимых документах, обсуждение тех или иных правовых обязанностей и других тонкостей процесса.
Требование содействия от головного руководства, если возникают трудности в ходе выполнения должностных обязанностей.

Должности отдела материально-технического снабжения

Подразделение возглавляет руководитель – чаще всего, это инженер, у которого имеется профильное образование. К документам, регулирующим деятельность начальника, относятся устав, государственные и локальные нормативы, Положение об отделе снабжения, должностная инструкция и распоряжения управленческого аппарата компании.

Для продуктивной работы, начальник рассматриваемого отдела должен обладать следующими компетенциями:

иметь знания в сфере действующего законодательства и локальных нормативов, уметь определять релевантную информацию относительно своей деятельности и применять установленные положения на практике;
планировать приобретение материалов, отслеживать корректность их расходования и своевременность списания на всех этапах строительства;
умение корректно организовывать поставки, хранение и учет материалов и оборудования;
ориентироваться в актуальном состоянии рынка;
ознакамливать сотрудников подразделения с нормами охраны труда и пожарной безопасности под подпись.

Состав подразделения зависит от масштабов компании и сферы ее деятельности. Снабженцы чаще всего выполняют приблизительно одинаковые функции, заключающиеся в следующем:

работники должны уметь коммуницировать с поставщиками, находить новые, более бюджетные источники поставок с учетом сохранения уровня качества;
рационально распределять имеющиеся материалы среди отделов предприятия, используя при этом данные заблаговременно разработанного плана по их снабжению;
быть информированными относительно порядка работы склада, ведения складского учета, анализировать имеющиеся остатки, а также с их учетом планировать дальнейшие закупки;
организовывать коммуникации между департаментами отдела снабжения, отвечающими за разные направления снабжения;
искать и находить варианты покрытия производственных потребностей за счет имеющихся у компании возможностей;
корректно организовывать логистику снабжения прочих отделов строительной компании, а также применять новые технологии для повышения эффективности работы своего подразделения;
детально анализировать документацию, относящуюся к работе снабженческого подразделения, включая претензии контрагентов и деловых партнеров, игнорирующих необходимость исполнения своих обязанностей;
своевременно предоставлять отчетность по регламентированному формату о произведенной работе, совершенствовать показатели отдела закупок и, в частности, снабжения;
давать релевантные задачи другим подразделениям в рамках своих полномочий. Данное положение по большей части относится к начальнику подразделения.

Функции и обязанности отдела снабжения

Все функции, которые выполняет отдел снабжения в организации, можно распределить по трем основным группам.

1. Планирование. Отдел снабжения занимается тем, что изучает нужды предприятия и предложения, имеющиеся в данный момент на рынке, прогнозирует потребность компании в ресурсах, рассчитывает потребность в сырье и материалах, с учетом лимита на отпуск каждому цеху, оптимизирует производственные запасы.

2. Организация. Отдел анализирует различные источники поступления материальных и иных ресурсов, выбирает оптимальный, заключает договора поставки и обеспечивает производственные участки, цеха и отдельные рабочие места всем необходимым. В эту же группу функций входит организация хранения некоторого количества запасов ресурсов, которые могут понадобиться для бесперебойной работы предприятия в течение некоторого времени, если вдруг кто-то из поставщиков не сможет вовремя выполнить поставку.

3. Контроль. Отдел снабжения отслеживает выполнение обязательств по поставкам товаров, осуществляет проверку комплектности и качества поставляемых ресурсов, контролирует движение и наличие запасов на складах. При необходимости, им выдвигаются претензии в отношении поставщиков и логистических фирм, отвечающих за доставку.

На крупных предприятиях работу службы возглавляет начальник отдела снабжения, подчиняющийся коммерческому директору. Руководитель занимается тем, что координирует работу всего отдела.

Как сделать работу отдела снабжения более эффективной

Рассмотрим несколько способов эффективной организации работы отдела снабжения. Существует несколько основных методик.

1. Планирование. Статистика показывает, что примерно две трети задач отдела снабжения не могут быть выполнены вследствие ошибок в текущем планировании. Имеет смысл составлять планы на минимальный срок и приобретать такое количество ресурсов, которое понадобится в ближайшее время. Это особенно важно в кризисное время: закупки должны оформляться таким образом, чтобы избежать излишков ТМЦ на складе.

Если нет излишков запасов – нет необходимости ими управлять, отслеживать и т.д. Чтобы избежать чрезмерного накопления, закупки должны проводиться точно в оговоренный срок. Если срок доставки каких-то товаров превышает один месяц, для этих изделий формируется свой перечень с примерными сроками поступления товаров на склад. Одна из обязанностей снабженцев – сделать все возможное, чтобы данные материалы были на складе в указанную дату.

2. Работа с поставщиками. Цель каждой компании – получение максимальной прибыли. Отдел снабжения на заводе и предприятии занимается тем, что постоянно отслеживает и анализирует предложений от различных рыночных поставщиков, отслеживание акций. Есть долгосрочные договора на поставку, которые устраивают обе стороны. Изменять или нарушать их не рекомендуется. Если же компания сотрудничает с поставщиком исключительно по причине того, что поставками занимается школьный друг снабженца, при этом на рынке есть и более интересные предложения – вывод очевиден. Аналогично – если поставщик в одностороннем порядке изменил график поставки, завысил цену и т.д. В этом случае компания имеет право расторгнуть договор.

Стоит обратить отдельное внимание на возможность партнерских отношений. Если поставщик и покупатель работают несколько лет, они склонны идти на взаимные компромиссы в различных вопросах.

3. Контроль остатков. Излишки материалов, которые хранятся на складе и не понадобятся в ближайшем будущем, можно перепродать. При условии, что они не понадобятся для других направлений бизнес-деятельности предприятия.

Если есть вероятность, что материалы могут понадобиться в дальнейшей работе, а их хранение не требует существенных затрат, их можно оставить на складах. В распоряжении крупных производственных компаний есть не только центральный склад, но и отдельные складские помещения для цехов и участков, куда можно перевезти часть материалов, предназначенных для конкретных работ.

Отдел снабжения контролирует работу главного склада. Все материальные ресурсы ставятся на приход в центральное хранилище. В целях обнаружения нарушений и неучтенных запасов необходимо проводить периодическую инвентаризацию.

4. Работа с персоналом. Работа с персоналом – это способ добиться максимальной эффективной работы с помощью перераспределения рабочих обязанностей, дополнительной мотивации и контроля сотрудников. В целом, у отдела закупок не всегда есть даже собственный начальник: в небольших и средних компаниях, если сотрудники получают приказы и распоряжения непосредственно от руководства компании или назначенного представителя, не всегда есть должность начальника отдела продаж.

Для мотивации сотрудников разрабатывается схема, определяющая заработную плату специалистов в зависимости от различных критериев работы и эффективности. Таковыми критериями могут быть условия и цены закупок, показатели мониторинга рынка и многое другое. Единственное условие – разработанная схема должна быть прозрачна и понятна каждому сотруднику.

1.3. Менеджер по снабжению непосредственно подчиняется [наименование должностного лица].

Должностные обязанности

2.1. На менеджера по снабжению возлагаются следующие обязанности:

2.1.1. Разработка и регулирование политики [наименование организации, предприятия] по вопросам материально-технического обеспечения.

2.1.2. Утверждение разработанных специалистами проектов перспективных и годовых планов материально-технического обеспечения [наименование организации, предприятия].

2.1.3. Определение потребности [наименование организации, предприятия] в материальных ресурсах.

2.1.4. Осуществление поиска поставщиков, ориентируясь на качество предлагаемых материально-технических ресурсов, цену, сроки поставок, благоприятные условия поставок.

2.1.5. Развитие отношений с поставщиками, анализ их производственных и финансовых возможностей, изучение возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

2.1.6. Организация подготовки проектов договоров с поставщиками, материалов по претензиям к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.

2.1.7. Проведение переговоров с поставщиками с целью размещения заказов и согласования условий и сроков поставок.

2.1.8. Заключение договоров с поставщиками.

2.1.9. Ведение оперативного учета движения материальных ресурсов, наличия неиспользованных производственных запасов.

2.1.10. Организация изучения оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых продавцов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупки материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.

2.1.11. Обеспечение доставки материальных ресурсов от поставщиков и продавцов в соответствии с предусмотренными в договорах условиями и сроками, а также обработки материально-технических ресурсов (приемка по количеству и комплектности, идентификация качества, составление необходимой приемочной документации, внутреннее перемещение в места хранения или производственные подразделения [наименование организации, предприятия]).

2.1.12. Разработка заданий подчиненным работникам и контроль их исполнения.

2.1.13. Контроль работы по формированию, ведению и хранению базы данных внутрипроизводственной и внешней информации по материально-техническому обеспечению.

2.1.14. Внесение необходимых изменений в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

Совершать контрольные закупки.

Рекомендуем проверять Снабженца «новым поставщиком» на новый товар / услугу, либо на действующие товары/услуги.

Здесь важны 2 фактора:

Сохранить стабильность работы Снабжения / Производства;
Именно на реальной закупке (с конкретными объемами и по конкретным спецификациям) проверить своего Снабженца на Бюджет и Качество.

Во-первых, только на реальный объем, можно получить реальную цену.

Во-вторых, нужно исключить возражение Снабженца «не, ну это цена за совсем другое качество….»

Все просто, но:

Такую проверку (Мониторинг цен) можно сделать самостоятельно, но для этого потребуется:

Немало времени, если каждый раз начинать «с нуля»;
Проверяющий должен разбираться в предмете проверки.

В функциональные обязанности менеджера по снабжению входит решение вопросов, связанных с материально-техническим обеспечением. Он планирует процесс поставки на производство материалов, рассчитывает нормативы запасов в зависимости от степени потребности в ресурсах. Менеджер контролирует создание новых программ для постоянного обеспечения организации материально-техническими ресурсами.

Этот специалист должен искать поставщиков и отбирать из них тех, кто предлагает более выгодные условия и качественную продукцию. Затем ему необходимо поддерживать отношениями с надежными поставщиками, выявить целесообразность прямого долгосрочного сотрудничества, связанного с закупками ресурсов.

Менеджер проводит переговоры, в ходе которых делает заказы у поставщиков.

Снабженец может также рассматривать предложения продавцов-оптовиков по продаже материалов, просматривая рекламную информацию. Другой его обязанностью является заключение договоров по снабжению, обеспечение доставки ресурсов с соблюдением всех сроков и условий. Он осуществляет обработку поставляемых материалов, проверяет их комплектацию и количество, а также оформляет приемочную документацию.

Менеджер-снабженец выставляет претензии к поставщикам, нарушающим обязательства. Он разрабатывает решения по увеличению эффективности эксплуатации материально-технических ресурсов, предпринимает меры по снижению затрат и выявляет излишки материалов. Данный специалист также решает вопросы по замене дорогостоящих ресурсов на более доступные по цене, но не уступающие в качестве материалы. Еще одна обязанность менеджера – составление заключений о качестве закупаемого сырья.

3.1. Менеджер по рекламации имеет право:

3.1.1. Самостоятельно определять формы взаимоотношений с поставщиками материально-технических ресурсов.

3.1.2. В случае возникновения трудностей при рассмотрении претензий и исков обратиться за консультациями в юридическую службу [наименование организации, предприятия] и (или) передать ей все необходимые документы и материалы, относящиеся к поставленному (передаваемому) вопросу.

3.1.3. Своевременно получать информацию в объеме, необходимом для выполнения своих должностных обязанностей.

3.1.4. Принимать решения в рамках своей компетенции.

3.1.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.1.6. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.1.7. Требовать от руководителя [наименование организации, предприятия] содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.1.8. Докладывать руководителю [наименование организации, предприятия] или его заместителям обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

3.1.9. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

3.1.10. Вносить на рассмотрения руководителя организации предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

3.1.11. Докладывать руководителю [наименование организации, предприятия] обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

3.1.12. Повышать свою квалификацию.

3.1. Менеджер по рекламации имеет право:

3.1.1. Самостоятельно определять формы взаимоотношений с поставщиками материально-технических ресурсов.

3.1.3. Своевременно получать информацию в объеме, необходимом для выполнения своих должностных обязанностей.

3.1.4. Принимать решения в рамках своей компетенции.

3.1.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.1.9. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

3.1.12. Повышать свою квалификацию.

Уведомление своего непосредственного руководителя о необходимости или факте совершенствования работы, которая имеет связь с обязанностями, рассмотренными в настоящей инструкции.
Внесение действительных предложений касательно улучшения работы предприятия.
Ознакомление и получение представления о проектах решений, которые касаются той или иной деятельности фирмы.
Запрос для руководителя о необходимых документах, обсуждение тех или иных правовых обязанностей и других тонкостей процесса.
Требование содействия от головного руководства, если возникают трудности в ходе выполнения должностных обязанностей.

Уведомление своего непосредственного руководителя о необходимости или факте совершенствования работы, которая имеет связь с обязанностями, рассмотренными в настоящей инструкции.
Внесение действительных предложений касательно улучшения работы предприятия.
Ознакомление и получение представления о проектах решений, которые касаются той или иной деятельности фирмы.
Запрос для руководителя о необходимых документах, обсуждение тех или иных правовых обязанностей и других тонкостей процесса.
Требование содействия от головного руководства, если возникают трудности в ходе выполнения должностных обязанностей.

Должностная инструкция снабженца предприятия

Каждое предприятие, работающее с какими-либо товарами, материалами или продукцией, функционирующие в любой промышленной сфере, не важно в какой именно (пищевой, строительной, химической и пр.), нуждаются в человеке, который будет оснащать предприятие всем необходимым. Этим и занимается сотрудник, занимающий должность снабженца.

Снабженец – специалист, занимающийся своевременным обеспечением компании, фирмы, предприятия необходимыми материалами, сырьем и пр. для эффективного функционирования. Основная задача такого специалиста подобрать такой товар, который будет качественным и при этом недорогостоящим. При этом снабженец должен уметь рассчитать объем нужной продукции так, чтобы не было необходимости докупать товар или не образовывались залежи остатков. Так же нужно реагировать на изменения рынка и возрастание\спад запросов на конкретную продукцию, производимую компанией-работодателем, в соответствие с этим материалов, необходимых для производства, может понадобиться в разы больше, либо наоборот.

Основные обязанности:

Получение, в соответствие с документами, продукции или любых других материальных ценностей (продукты питания, оборудование и техника, сырье итд);

Подготовка документов на приобретение и получение, отправление тех или иных грузов, а так же на средства передвижения, доставляющие продукт. Отслеживание передвижений товара;

Осуществление закупок вне плана производства;

Направление товара по адресам организаций, обеспечение своевременной доставки товаров, отслеживание его состояния и пригодности;

Определение состояния сырья, проведение замен непригодных и бракованных товаров, если возникает необходимость;

Составление режима транспортировки товара (особенно если это опасный или быстропортящийся продукт), оценка соответствия транспорта для перевозки, проверка наличия лицензий итд;

Оптимизация процесса предоставления сырья необходимого для производства;

Исполнение других поручений начальства.

Снабженец должен знать все о деятельности и производстве предприятия-работодателя, обладать знаниями в сфере логистики, потребительского рынка, уметь обращаться с документацией, эффективно планировать и сопровождать передвижение продукции.

Плюсы и минусы профессии

Плюсами профессии является достойная заработная плата; совершенствование коммуникативных навыков; общение с широким кругом людей; востребованность на рынке труда.

Минусами профессии является огромная ответственность; большая вероятность возникновения непредвиденных ситуаций; в связи с этим риск получения стрессов; необходимость наличия знаний многих сфер производства, а так же функций, выполняемых другими специалистами.

Зарплата

Зарплата снабженца лежит в пределах от 70000 до 200000 тысяч тенге, это зависит от того, сколько функций выполняет такой сотрудник, его опыта и предприятия на котором он работает.

Т.В. Алесинская Основы логистики.

Функциональные области логистического управления Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ, 2009. 79 с.