Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новая форма путевых листов (скачать) и правила заполнения с 01.03.2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Опираясь на перечисленные сведения, бухгалтер компании или ИП не только осуществляет контроль использования ТС и эффективности работы водителя, но и производит начисление зарплаты водителю, механику и диспетчеру. Оформлением ПЛ и ведением учета их выдачи обычно занимается руководитель подразделения, бухгалтер, диспетчер или другое назначенное лицо.
Обязательные реквизиты путевого листа с 01.03.2023
Таким образом, состав сведений должен быть такой:
|
№ |
РЕКВИЗИТ |
ЧТО УКАЗЫВАТЬ И КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
| 1 | Срок действия путевого листа | Дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.
Если путевой лист оформлен более чем на 1 календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. |
| 2 | Лицо, оформившее его | Для юрлица:
Для ИП:
|
| 3 | Транспортное средство | Сведения о т/с должны включать:
|
| 4 | Водитель (-ли) транспортного средства | Сведения должны включать:
|
| 5 | Вид перевозки | Сведения должны включать информацию о перевозке:
1. Коммерческие перевозки. Это может быть:
2. Перевозки для собственных нужд. 3. Передвижение и работа специальных транспортных средств. |
| 6 | Вид сообщения | Городское, пригородное или междугородное |
На сколько оформляется путевой лист?
9. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
10. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
11. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию.
Допускается оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя.
Данный пункт вызывает много вопросов у организаций в связи с тем, что в новом Приказе прямо не указано, на какой срок разрешается оформить путевой лист.
До 1 марта 2023 года используется достаточно подробная формулировка пункта, из которой понятно, что путевой лист оформляется либо на 1 день, либо на 1 рейс (если длительность рейса превышает 1 день). В новом Приказе законодатели решили сделать формулировку короче, однако это не означает, что она стала понятнее.
На самом деле смысл пункта полностью сохранился, просто в нем отказались от непонятного термина «рейс». Теперь путевые листы оформляются перед выпуском ТС на линию. А уж на сколько автомобиль будет выпущен на линию (на один день или на несколько) — решать организации.
Новая отметка о прохождении медицинского осмотра
15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен«.
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
12. Даты, время проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра, проводимого перед началом рабочего дня (смены, рейса), и послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя, проводимого по окончании рабочего дня (смены, рейса), должны быть проставлены медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверены его собственноручной подписью на бумажном носителе либо усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке и при условии организации взаимодействия физического лица с такой инфраструктурой с применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации (далее — УНЭП) в случае формирования электронного путевого листа, с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) медицинского работника, наименования медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.
Результатом проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра водителя является отметка «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен«, проставляемая медицинским работником в путевом листе при вынесении заключения об отсутствии признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения.
Результатом проведения послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя является отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр», проставляемая медицинским работником в путевом листе при вынесении заключения об отсутствии признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья работников, острого профессионального заболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.
Во-первых, в случае оформления путевого листа в электронной форме медицинский работник должен заверить результаты обследования усиленной (квалифицированной или неквалифицированной) электронной подписью.
Во-вторых, при заполнении традиционных бумажных путевых листов вводится новый формат штампа медицинского работника.
Вместо фразы «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» используется фраза «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
На практике данное нововведение приведет к тому, что всем медицинским работникам, проводящим предрейсовые осмотры водителей, придется изготовить новые штампы.
Обязательные реквизиты путевого листа
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно
Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?
Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.
Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.
Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.
На какой срок выдается путевой лист
Срок действия путевого документа – сутки. Но это не значит, что водитель может находиться за рулем все 24 часа. Режим работы предполагает длительность раб. дня, не превышающую 8 часов. В некоторых случаях возможна переработка до 10 ч., но не каждый день. В графике могут быть длительные перерывы по 4, иногда до 5 ч. Многое зависит от специфики перевозок. Если рейс длительный, на одном ТС посменно работают 2 водителя.
В расчет берется фактическое время управления автомобилем, включая отдых. На обратной стороне листа указывают маршрут и время поездки с перерывами. Поэтому несмотря на то, что сутки не закончились, водителя могут оштрафовать за превышение времени нахождения за рулем более 12 часов. Учитывая это, документ выдают на рейс или смену. Ни на неделю, ни на месяц, как было раньше, оформлять п/л нельзя – это будет нарушением.
Что будет включено в новые путевые листы
- Наименование и номер путевого листа теперь не входят в обязательные сведения.
- Сведения о собственнике или владельце транспорта заменили на информацию о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, которые оформили путевой лист.
- В новом листе нужно указывать не только тип и модель транспортного средства, но и его марку.
- Путевой лист автомобиля 2023 обязательно должен включать сведения о перевозке.
- Обязательно указывать дату, время и результат предсменного и предрейсового контроля технического состояния.
- Необходимо указывать дату, время и результат проведения медосмотра экипажа, предрейсового\предсменного и, если это предусмотрено, послерейсовго и послесменного.
- Теперь показания одометра нужно будет вносить не только при выезде с парковки, как раньше, но и при въезде на нее, а также при передаче последующему водителю после окончания смены.
- Неизменной осталась возможность указывать дополнительные сведения.
Какие новые сведения должны быть в путевом листе
Информация о собственнике, если это юрлицо, теперь должна включать:
- полное наименование;
- адрес в пределах местонахождения;
- номер телефона;
- ОГРН.
Для ИП действует такой список:
- ФИО;
- адрес регистрации по месту жительства;
- номер телефона;
- ОГРН.
Среди обязательных реквизитов также присутствуют показания одометра — полные километры пробега. До 1 марта это значение принято было указывать на момент, когда ТС выезжало с парковки, предназначенной для стоянки, и по окончанию рейса и смены водителя, и заезде на парковку. Сейчас показания одометра приводят, когда автомобиль сдается другому водителю и принимается им на момент окончания смены предыдущего водителя — если на одно ТС оформлено несколько путевых листов.
Дополнены и сведения о проведении предсменного-послесменного, предрейсового-послерейсового медосмотров водителя: теперь нужно указывать медицинскую организацию, если работник в таковой состоит, а также серии, номера, даты выдачи и сроки окончания действия лицензии на проведение таких осмотров.
Для указания вида перевозки можно использовать такие разновидности формулировки:
- коммерческие:
-регулярная перевозка пассажиров и багажа;
-перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
-перевозка пассажиров и багажа по заказу;
-перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
-организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;
2. перевозки для собственных нужд;
3. передвижение и работа специальных транспортных средств.
В “сведении о виде сообщения” нужно писать значение:
- пригородное;
- городское;
- междугороднее.
Как обозначается в обновленном законе, путевой лист можно оформить на срок более 1 дня, для этого просто обозначаете даты начала и окончания срока его использования. Таким образом компании и ИП могут сформировать бланк путевого листа, который рассчитан на тот срок, который им удобен. Утверждается он в компании приказом об учетной политике.
Что такое путевой лист легкового автомобиля?
Министерство транспорта РФ своим приказом № 476 от 07.11.2017 г. на 2023 год внесло корректировки в шаблон «путевки» легковой автомашины. Выписываемая шоферу «путевка» отображает издержки на получение ГСМ и считается обязательным бланком для любого учреждения, использующего автомашины. В то же время, шаблон такого бланка учреждение может составить в самостоятельном порядке. При этом, должны отображаться обязательные сведения, регламентируемые законодательными нормативами.
Установленные правила выписывания путевого листа начали действовать с 15.12.2017 года. Поправки касаются информации о владельце автомашины. С данного момента требуется отображать ОГРН учреждения или индивидуального предпринимателя. Кроме этого, в документе необходимо отображать дату (с отображением числа, месяца и года) и время (с указанием часов и минут) осуществления пред-рейсовой проверки технического состояния транспорта (ТО), если это предусмотрено законодательными нормативами.
Раньше, ежедневные ТО транспорта осуществлялись перед выездом в рейс с места прописки авто и при возвращении к исходному месту. По внесенным изменениям пред-рейсовую проверку технического состояния автомобиля необходимо выполнять до его выезда с главного места прописки авто.
Несмотря на то, что шаблоны путевых бланков учреждения имеют право разрабатывать по своему усмотрению, записывание установленных реквизитов и применение новых правил при выписывании «путевок» являются обязательными для всех учреждений и ИП, пользующимися легковым транспортом. Причем, соблюдение установленных правил не зависит от того, относится ли данный вид деятельности в учреждении к главному или нет, даже, если в учреждении на балансе находится единственная автомашина, перевозящая руководителя к месту работы и назад.
При выписывании требуется соблюдать следующие нормы:
- Номер документа. Путевые листы нумеруются, с отображением номера в хронологической последовательности. Нумерация осуществляется в каждом учреждении самостоятельно. Чаще всего нумерация начинается с нового года.
- Название. При выписывании документа требуется его правильно назвать, отобразив в бланке его название «Путевой лист легковой автомашины».
- Период действия. В бланке требуется отображать информацию о времени, на протяжении которого он действителен. Документ можно выписывать на один или на несколько дней. Наибольший период, на который можно оформить данный документ – это один месяц.
- Данные о владельце автотранспорта. Здесь отображаются следующие сведения:
- Если владелец является юр-лицом, отображается его название, форма управления, адрес регистрации и контактная информация.
- Если владелец ИП – записывается его ФИО, место стоянки, ОГРН и контактная информация.
- Сведения о автотранспорте. Здесь отображается:
- Тип: легковая автомашина.
- Марка авто.
- Государственный номер
- Данные спидометра при отправлении из гаража и после его возвращения.
- Число и время отправки автотранспорта из гаража и возвращения назад.
- Сведения о шофера автотранспорта. Требуется отобразить ФИО водителя и информацию (число и время) о прохождении им пред-рейсовых проверок.
Новые требования при выписывании «путевок» в 2023 году предусматривают возможность, кроме заполнения обязательной информации, добавлять добавочные сведения, необходимые для учреждения. Поэтому, шаблон «путевки» легкового авто должен быть утвержден руководителем учреждения и закреплен в учетном векторе предприятия.
С 1 марта 2023 года изменится состав сведений путевого листа и порядок его оформления
Согласно приказу Минтранса, утвержден новый состав сведений для путевых листов, а также правила их оформления. Изменения вступят в силу с 1 марта 2023 года.
Что изменится с 1 марта?
Вместо сведений о владельце транспортного средства, необходимо будет указывать сведения о лице, оформившем путевой лист.
В документе не будет наименования и номера путевого листа.
Путевой лист можно будет оформлять еще и в электронном виде — это делает владелец транспортного средства. Если транспорт находится в аренде с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.
В электронном путевом листе отметки о медосмотре медработник должен заверять усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, созданной на Госуслугах.
Какие отметки необходимо заверять электронной подписью?
Усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью нужно заверять следующие отметки:
- о дате и времени выпуска транспорта на линию;
- о дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния*Заверяет сотрудник, который отвечает за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспорта.
- о дате, времени и показаниях одометра при выезде транспорта с парковки и заезде на нее (когда на транспортное средство оформляют несколько путевых листов на каждого водителя, эти же отметки необходимо заверять электронной подписью при передаче транспортного средства следующему водителю)*Заверяет назначенный руководителем ответственный.
Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов
Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.
Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.
Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля
Путевой лист выдается водителю (сотруднику определенного предприятия) еще до начала рабочего дня. Документу присваивается определенный номер и серия, а также проставляется дата. Водитель должен в нем расписаться.
В путевом листе указывают конкретную марку автомобиля, основываясь на ПТС. Также указывается государственный знак. Табельный номер учреждения или фирмы и инициалы водителя должны быть включены в путевой лист. В другой графе указывают номер водительского удостоверения.
В путевом листе присутствует графа с наименованием «технически исправен». В ней прописывается значение спидометра, но только после того, как легковой автомобиль будет проверен механиком. Мастер должен поставить свою подпись, тем самым подтвердив исправность автомобиля. Если на машине осуществляются лицензированные виды перевозок, обязательно потребуется заполнить строчки о лицензионной карточке.
Какие отметки необходимо заверять электронной подписью?
Усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью нужно заверять следующие отметки:
- о дате и времени выпуска транспорта на линию;
- о дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния
*Заверяет сотрудник, который отвечает за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспорта.
- о дате, времени и показаниях одометра при выезде транспорта с парковки и заезде на нее (когда на транспортное средство оформляют несколько путевых листов на каждого водителя, эти же отметки необходимо заверять электронной подписью при передаче транспортного средства следующему водителю)
*Заверяет назначенный руководителем ответственный.
Как заполнять путевые листы в этом и следующем году
Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.
Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.
Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.
Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:
-
тип ТС,
-
марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),
-
государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),
-
дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,
-
дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.