Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.
Пакет дополнительных документов при приеме на работу
Список дополнительных документов находится в открытом доступе, и важно помнить, что требование любой дополнительной бумаги должно опираться на закон. Приступим к перечислению дополнительных документов при зачислении на работу.
Чтобы работать в тяжелых условиях на Севере за Полярным кругом, обязательно нужно показать работодателю медицинское заключение, которое поможет беспрепятственно трудоустроиться в такие места. Медицинская справка нужна тем, кто пойдет работать в заведения общепита или предприятия, связанные с использованием пищевых продуктов.
Роспотребнадзор требует в таком случае завести персональную санитарную книжку. Если прием на работу осуществляется в какую-нибудь организацию, где вы — будущий водитель транспортного средства, готовьте этот документ тоже.
Если на работу устраивается иностранный гражданин, то он должен предоставить работодателю патент (разрешение на работу), как временно пребывающий на территории страны, затем ВНЖ или РВП и медицинский полис.
Оформление сотрудника на временную работу
Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:
- по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
- по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
- по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.
Дополнительные документы, необходимые при приёме на работу по ТК РФ
Российским трудовым законодательством при устройстве на работу не требуются документы, кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Однако работодатель может запросить от соискателя дополнительные бумаги. Их список включает в себя следующие документы:
- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии в целях облегчения налогового учёта, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
- справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчёте листков нетрудоспособности для подсчёта среднего заработка сотрудника;
- свидетельства о браке и рождении детей — необходим для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
- справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.
В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия необходим другой документ, удостоверяющий личность. Обратите внимание, что по закону не любой документ является документом, удостоверяющим личность. Так, если говорить о «стандартной» ситуации, документом, удостоверяющим личность, может быть или паспорт гражданина РФ, или, в случае его отсутствия, удостоверение личности гражданина РФ на срок оформления паспорта гражданина РФ (форма такого удостоверения установлена Приказом МВД России от 16.11.2020 N 773).
Для иностранных граждан такими документами являются:
— Паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина.
— Документ, удостоверяющий личность на период рассмотрения заявления о признании гражданином РФ или о приеме в гражданство РФ.
— Удостоверение беженца (соответственно для беженцев).
— Иные документы, в зависимости от статуса иностранного гражданина.
Дополнительные документы в связи со спецификой работы
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
- водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
- медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
- разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
- свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
- справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.
Какие документы нужны для трудоустройства на работу льготных категорий работников
При трудоустройстве лиц, относящихся к льготной категории, также могут потребоваться различного рода дополнительные документы, поэтому вопрос о том, какие документы нужны для устройства на работу лиц, имеющих право на льготы и дополнительные выплаты всегда актуален, и требует отдельных разъяснений.
Итак, рассмотрим, какие документы нужны при приеме на работу некоторых категорий работников:
- Справка о составе семьи – для многодетных родителей, на иждивении которых находятся трое и более детей установленного законом возраста;
- Копии документов детей, находящихся на иждивении родителей – для предоставления установленных льгот и гарантий;
- Копии документов, подтверждающих право на дополнительные льготы – компенсационные выплаты, дополнительные отпуска, возмещения;
- Сроках беременности – беременным женщинам, для приведения в соответствие условий и режима труда.
Перечень документов для устройства на работу в 2023 году
Чтобы работодатель правильно устроил прием на работу новичка, он должен получить все необходимые документы для трудоустройства. При этом некоторых бумаг может не оказаться на руках у нового сотрудника. Это возможно, если он устраивается на работу в 2023 году впервые, и у новичка нет обычного опыта работы.
Какие документы и сведения нужны при приеме на работу в 2023 году — важный перечень и условия:
- Документ, удостоверяющий личность. Для совершеннолетнего работника таким документом является гражданский паспорт. Если гражданин оформлен на работу и не достиг 14-летнего возраста, то предоставляют свидетельство о рождении. Если у человека нет общегражданского паспорта, он вправе предоставить другой документ, удостоверяющий его личность. Например, справку, выданную на период оформления нового паспорта.
- Сведения о трудовой деятельности. Это трудовая книжка (бумажный бланк), или сведения о трудовой деятельности (ЕТК). Данная информация предоставляется только сотрудниками с опытом работы. Трудовые документы при приеме на работу впервые в 2023 году не предоставляются. Работодатель сам устроит на новую работу новичка без опыта работы.
Необязательные для устройства на работу документы
В ст. 65 ТК РФ четко оговорено, какие документы необходимы при приеме на работу, и работодатель не вправе требовать от работника при трудоустройстве документы сверх указанного перечня. Однако на практике это условие нередко нарушается, и некоторые руководители предпочитают самостоятельно определять, какие документы нужны при приеме на их предприятие. В большинстве случаев таким дополнительным документом при приеме на работу называется свидетельство о присвоении ИНН. На самом же деле предъявлять его работник не обязан, т. к. все необходимые сведения работодатель может получить сам в налоговой инспекции.
Тем не менее все же рекомендуется иметь данное свидетельство при себе. Хотя закон этого и не требует, его представление будет отчетливым жестом доброй воли и показателем лояльности работника по отношению к работодателю.
А вот требование представить в числе документов при приеме на работу подтверждение прописки абсолютно незаконно — и здесь идти на поводу у работодателя не следует. Закон прямо запрещает дискриминацию по месту жительства, т. к. трудоустройство никак с ним не связано.
Обязательные документы при приеме на работу
После того как соискатель прошел всевозможные тестирования и проверки, никаких вопросов как у работодателя, так и у кандидата не осталось, можно перейти на следующий заключительный этап оформления трудового договора, который подтверждает создание трудовых отношений. В ст. 65 трудового кодекса перечислены документы, которые необходимы для его оформления.
Документы для устройства на работу делятся на две основные группы:
- обязательные (общие) для всех, независимо от рода деятельности;
- важные для конкретного круга лиц или же требуемые в связи со спецификой работы.
Документы при приеме на работу
Законодательством РФ предусмотрен перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю при заключении трудового договора (в том числе дополнительных документов, учитывая специфику работы). Кроме того, работодатель может затребовать иные документы, которые лицо, поступающее на работу, может предоставить по собственной инициативе.
При приеме на работу работодатель вправе потребовать (ч. 1 ст. 65 ТК РФ):
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или гражданин поступает на работу на условиях совместительства;
- Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (при заключении трудового договора впервые страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляет работодатель);
- Документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- Справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергавшиеся уголовному преследованию, например с педагогической деятельностью;
- Справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые такому наказанию (например, работа, непосредственно связанная с обеспечением транспортной безопасности, или работа по должности специалиста авиационного персонала).
В отдельных случаях, предусмотренных законом, при приеме на работу необходимо предъявить следующие дополнительные документы:
- Письменное согласие одного из родителей (попечителя) на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 15 лет;
- Разрешение или письменное согласие органа опеки и попечительства на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 14 или 15 лет соответственно;
- Медицинское заключение при поступлении на работу, при выполнении которой проводятся обязательные медицинские осмотры (обследования) работников;
- Справку о характере и условиях труда по основному месту работы – для внешних совместителей при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
- Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – для лиц, привлекаемых на работу в указанные районы и местности из других территорий;
- Разрешение на работу – для иностранных граждан, за исключением тех категорий иностранцев, которые вправе осуществлять трудовую деятельность на территории РФ без такого разрешения;
- Патент – для иностранных граждан, с которыми заключается трудовой договор на выполнение работ для личных, домашних и иных подобных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности;
- Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (своих, супруга, несовершеннолетних детей) – для лиц, претендующих на должности в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством РФ.
К документам, которые может дополнительно затребовать работодатель и которые можно предоставить по собственной инициативе, относятся:
- Свидетельство о присвоении ИНН
Документы при приеме на работу: обязательные и дополнительные — Институт Профессионального Кадровика
Патент или разрешение на работу на территории РФ. Для временно пребывающих в России иностранцев и лиц без гражданства.
Принять на работу иностранного гражданина без дополнительных документов можно только при наличии у него действующего вида на жительство или разрешения на временное проживание.
Временно пребывающему в России безвизовому иностранцу для трудоустройства понадобится патент, а въехавшему по визе — разрешение на работу.
Личная медицинская книжка.
Оформляется при приеме на работу, связанную с транспортировкой, производством, хранением и реализацией питьевой воды, лекарств и продуктов питания; бытовым обслуживанием населения; воспитанием и обучением детей.
Для получения этого документа работник должен пройти диспансеризацию, сдать ряд анализов, пройти флюорографию, а иногда — еще и курс гигиены (санитарный минимум).
Справка о пройденном медицинском обследовании или психиатрическом освидетельствовании. Требовать, чтобы работник прошел предварительный медосмотр или освидетельствование, можно при приеме на должность с вредными или опасными условиями труда, в ведомственную охрану, на предприятия пищевой промышленности.
В отраслевых документах, регламентирующих деятельность парикмахерских, салонов красоты и косметологических кабинетов, профессиональных спортивных организаций, сферы общественного питания и отдельных видов транспорта тоже есть этот пункт.
Без предварительного медосмотра нельзя принимать на работу несовершеннолетних, без психиатрического освидетельствования — персонал на должности, связанные с ношением и применением огнестрельного оружия, подземными или высотными работами, физическими перегрузками, взаимодействием с вредными веществами.
| Важно Организовать и оплатить медосмотр должен работодатель, а не работник. |
Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования. Закон запрещает судимым или попавшим под уголовное преследование работникам занимать определенные должности — например, работать педагогами в школах, интернатах, спортивных секциях и прочих воспитательных и учебных учреждениях для детей, в прокуратуре и службе судебных приставов, на таможне.
Справка о том, что работник не подвергался административному наказанию за потребление наркотических или психотропных средств. Нужна при устройстве на морские суда и суда внутреннего плавания, в частную охрану, в подразделения транспортной и авиационной безопасности, на работу, непосредственно связанную с движением поездов, и некоторые другие ответственные должности.
Документы о прохождении профессионального отбора. Этот этап проходят все кандидаты на должности, связанные с движением транспортных средств: пилоты авиации, водители автомобильного транспорта, машинисты (ст. 328 ТК РФ).
Услуги адвоката по гражданским делам
В юридическом бюро «Правовое решение» сформирована и успешно применяется практика гражданского права. Наши адвокаты ведут дела в сфере трудового, семейного и гражданского права.
Главная цель нашей компании – реальная помощь и защита клиента. Юристы компании «Правовое решение» занимаются не только семейными, жилищными и кредитными спорами, но и ведут дела, связанные с трудовыми правом и страховыми вопросами. В услуги адвокатов по гражданским делам входит:
- компетентная консультация по гражданскому праву;
- составление и подготовка необходимой документации;
- юридическое сопровождение в ходе исполнительного производства;
- ведение дел от имени клиента;
- защита интересов клиента в суде;
- представление интересов клиента в кассационном или апелляционном порядке.
Нужно ли собирать все перечисленные документы?
Проще всего при приеме на работу приходится тем, кто впервые устраивается. Достаточно иметь паспорт, документ об образовании, медсправки и, если такой имеется, документ о воинской обязанности. Все остальные бумаги будут оформлены работодателем за его счет. Еще из вышесказанного делаем вывод, что кандидату на рабочее место выгоднее предоставить работодателю как можно более полный пакет документов и характеристик. Это может повысить его шансы на трудоустройство. А также соискатель может заключить трудовой договор на более выгодных для него условиях (например, с более высокой зарплатой).
Работодатель, заинтересованный в том, чтобы на его предприятии работали высококвалифицированные работники, будет делать все от него зависящее, чтобы удержать их. А основываясь на предоставленных документах, возможно, предоставит сотруднику определенные льготы или выплатит положенные компенсации.
Таким образом, из данной статьи мы узнали, какие необходимо собрать документы для предъявления при приеме на работу.
Виды документов, предусмотренных для законного заключения трудового договора
Работодатель, соблюдающий все тонкости заключения договора, при наборе сотрудников может запросить информацию для последующего предоставления льгот и компенсаций. Один из примеров – это беременность женщины или возраст детей. Документация необходима для компенсаций, гарантий и предоставления полагающихся по законодательству условий труда.
Зачастую запрашивается справка о составе семьи или исполнительные листы, если имеются. Требуются такие документы для получения возможных гарантий.
Если у работника есть документы об ученой степени или звании, об инвалидности, о почетном звании, о донорстве, а также о работе в зоне радиоактивного воздействия, то в большинстве случаев работодатель просит показать их. Например, если вы являетесь донором и имеете на руках подтверждающие документы, то вам предоставляется право на получение отгула на работе при предъявлении справки о том, что вы действительно сдавали кровь.
Дополнительные сведения
Согласно законодательству, указанный список – это максимально возможный пакет документов, который вправе требовать наниматель. Однако иногда он просит предоставить дополнительные данные.
К таковым можно отнести:
Заявление о зачислении в штат компании. Следует заполнить бланк непосредственно в процессе оформления в качестве сотрудника. Бумага будет подшита в личное дело.
Фото размером ¾ в количестве 3 шт. Используются для вклейки в личное дело, пропуск, личную карточку (форма Т-2).
ИНН (налоговое свидетельство).
Когда соискатель меняет место трудоустройства, наниматель может попросить его предоставить справку по форме 2-НДФЛ
Если потребуется оплатить больничный, во внимание берется доход на предыдущем месте работы. Для нового работника это только на пользу, особенно когда стаж на текущей работе минимальный.
Характеристика, полученная от прошлого работодателя
Позволяет рассчитывать на лучшую должность и более выгодные условия.
Для получения каких-либо льгот может потребоваться справка о заключении брака, о составе семьи. Если у кого-то из близких имеется инвалидность, об этом стоит упомянуть и предоставить копию соответствующего заключения.
Иногородним кандидатам стоит подготовить справку о наличии временной регистрации.
Согласно закону, эти данные необязательны. Однако их наличие существенно увеличивает вероятность одобрения кандидатуры.
Когда соискатель пытается устроиться на государственную или муниципальную службу, от него потребуется следующая информация:
- Сведения об уровне дохода за предшествующий текущему год.
- Данные о расходах, наличии имущества и обязательств по нему. Если у соискателя есть семья и несовершеннолетние дети, по ним так же следует подать указанные сведения.
Данный перечень является вполне правомерным, если судить по законодательству нашей страны.